Tag: Refinement

Facilitace je klíč úspěchu

Posledních několik blog postů jsem tady psala o Scrum Eventech a Refinementu. Mají jedno společné. Jsou o spolupráci a vyžadují dobrou facilitaci. Když jsem začínala, myslela jsem si, že facilitace je o technikách. Vybrala jsem si pár a ty jsem se naučila. A že jich je. Dám vám pár příkladů na ukázku.

  • Checkin facilitační technika se hodí na začátek abyste zvedli energii v týmu, všichni promluvili. Použít můžete spoustu technik od klasického Weather checkin – kdybyste byli počasí/auto/filmová postava, jaké počasí/auta/filmové postavy byste byli až po různé hry. Základ je ale jednoduchost, rychlost a zábavná forma.
  • Round-robin facilitační technika – kde dáte týmu třeba míček, plyšáka, nebo fixu, a oni si sami určují kdo bude mluvit. Mluví jen ten, kdo má míček a až skončí, hodí ho dalšímu. Všichni tak mají možnost promluvit, ale tým si sám řídí, kdo bude další. Ve virtuálním světě tato technika funguje stejně. Jen přijdete o zábavu s házením vtipného předmětu a ten kdo mluví jen jednoduše řekne kdo je další.
  • Brainstorming facilitační technika se používá na sběr dat o dané oblasti. Sbírat můžete nápady, problémy, zlepšení, obavy,… Forma brainstormingu je flexibilní, můžete diskutovat, nápady zapisovat, generovat postit možnosti na zeď, tabuli, Miro/Mural board, můžete nechat lidi brainstormovat po skupinkách a pak výsledky prezentovat nebo to dělat ve skupině. Vše je možné.
  • Dot-voting je jednou z mnoha technik, kde potřebujete ze spousty nápadů udělat výběr důležitějších, kterým se pak budete věnovat v detailu. Každý má několik hlasů, řekněme tři, a ty může volně rozdat tématům. Klidně i všechny jednomu tématu které je pro něj nejdůležitější. Na papírové postity děláme tečky, odtud vznikl název dot-voting. Virtuální tabule jako je Mural a Miro vabízí dot-voting jako běžnou funkcionalitu.

A tak bych mohla pokračovat. Bez dobré facilitace se v agilním světě neobejde ani ScrumMaster ani Product Owner a ve finále nikdo kdo chce spolupracovat s ostatními. Je to nástroj, který v agilním prostředí potřebují umět manageři i členové týmu.

Ale to hlavní není o technikách. To, co dělá facilitátory úspěšnými, je umění vnímat co se ve skupině děje, pracovat s energií, předcházet konfliktům, utdžovat zdravé prostředí. A to je teprve to pravé umění.

Chcete se stát skvělým facilitátorem a vyzkoušet si facilitaci na praktických ukázkách z agilního světa? Agile Facilitation workshop je tím pravým začátkem.

Jak dělat Backlog Refinement

Když už jsme prošli všechny Scrum Eventy, zbývá se ještě zastavit u Backlog Refinementu. Některé firmy mu říkají Grooming, ale na jménu nakonec nesejde. Cílem je vytvořit Product Backlog v rozumné granularitě aby byl vidět výhled a tým měl připravenou práci na dva až tři Sprinty dopředu. Víc není potřeba, nebylo by to přehledné. A protože kažný Sprint tým několik položek Backlogu dokončí, musí každý Sprint několik větších kusů rozpadnout na menší a důležitější. Backlog Refinement tedy běží průběžně, tak jak je potřeba.

Klíčem k úspěchu je si uvědomit že Refinement je hlavně o spolupráci. Položky backlogu by nikdy neměly vznikat v izolaci. Tedy nepíše je Product Owner a nepředává je hotové týmu jak si někteří často myslí, ale je to o spolupráci a spoluvytváření. Kdo tedy položky backlogu píše? Všichni. Product Owner, zákazníci, stakeholdeři a členové týmu kterým ve Scrumu říkáme developers – tedy business analytici, developeři, testeři, designéři, … . Refinement probíhá různě. Někdy pozvete všechny na workshop, kde společně rozmyslí a rozpadnou několik položek backlogu, někdy se sejde jen pár členů týmu a spolu se zákazníkem začnete nějakou oblast popoisovat, a přemýšlet o potřebách které musí pokrýt. Jindy menší skupinka nějakou část produktu rozpadne na menší a jasnější kousky. Není to ani pravidelně naplánovaná aktivita tedy Scrum Event, není ani centralizovaná. Naopak. Zůčastní se ti co se potřebují zúčastnit, v čase, kdy je to potřeba. Ad hoc. Velmi agilní. Nicméně na konci dne musí celý Scrum tým rozumět jednotlivým položkám backlogu v dané granularitě a chápat jejich priority. Refinement tedy potřebuje jako pre-requisitu self-managing cross-funcitional tým. Self-managing proto, aby převzal za refinemnt vlastnictví a zodpovědnost a cross-funcitional aby měl potřebné znalosti a skily.

Role Procuct Ownera tedy není jako zapisovatel, ale spočívá spíše ve výběru vhodných účastníků a facilitaci společné spolupráce než psaní samotných storek. Product Owner Je často facilitátorem spolupráce, dává konverzaci směr a smysl. Product Owner dle potřeby může vždy požádat o facilitaci ScrumMastera, ale umění facilitace dělá refinement významně snažší.

Proč je Backlog Refinement aktivita a ne meeting

Backlog Grooming se stal postupně velmi častou praktikou jak udržovat Product Backlog a rozumět jednotlivým User Stories. Týmy takový Backlog Grooming pořádají pravidelně jednou až dvakrát za Sprint, a trvá něco kolem 1-2 hodin. Když se ale podíváte na Scrum Guide, nikde se o takovém meetingu nic nedočtete. Jak tedy zajistit, že máme kvalitní Backlog a rozumíme mu bez Backlog Groomingu? Scrum Guide definuje pro tyto účely průběžně probíhající Backlog Refinement. Proč to není meeting? Protože všechny meetingy, kde musí být celý tým, jsou drahé. A když jsou dlouhé, obvykle nejsou ani moc efektivní.

Celý Backlog Refinement tedy můžete dělat jen jako sérii workshopů, kterých se účastní ti, pro které to zrovna dává smysl. Někdy je to jen malá skupinka složená z členů týmu, někdy se přidá Product Owner, jindy stakeholdeři. Vyjímečně se zúčastní všichni. Tyto workshopy děláme tak často jak je potřeba, abychom v každou chvíli měli připravený kvalitní Backlog na cca 2-3 Sprinty dopředu. Když tato aktivita probíhá dobře, tak všichni rozumí vizi produktu, vědí, jak se definuje business hodnota, mají přehled o velkých funkčnostech, které se chystají v budoucnu, a mají detailní porozumění toho, na čem budou pracovat v následujících Sprintech, jak co se týče business hodnoty tak představě o řešení problému. Jak poznáte, že je Backlog Refinement dobrý? Sprint Planning je potom jen rychlým checkem že víte, co v rámci Sprintu dokončíte, akceptace dokončených funkcionalit v rámci Sprintu Product Ownerem je formalitou, protože nevznikají nedorozumění a zákazníci jsou produktem, který na Sprint Review prezentujete spokojeni, a dávají zpětnou vazbu, která produkt zlepšuje, nikoli shazuje ze stolu.