Experimenty a pocit bezpečí

Jedním ze základních pilířů Agilu je pocit bezpečí. Pocit, že můžete udělat chybu, že nehledáte perfektní řešení, ale jen něco, co je v danou chvíli dostatečně dobré. Pocit, že můžete věci zkoušet a dělat experimenty. A že když se vám to náhodou nepovede, tak se nic neděje. Dáte si Retrospektivu, a zamyslíte se co příště můžete udělat jinak, aby se vám to už nestalo. Je to jednoduchý koncept, kde za chybu nepřichází penalizace, ale berete ji jako dobrou věc. Pomohla vám se nějak zlepšit a něco se naučit. Vždycky když o tom mluvím, lidi kývou. A když přejdu k praktické implementaci a zeptám se jich, jestli jsou ochotni experimentovat a definuji experiment jako něco, kde z deseti experimentů se povede jeden, vidíte nakolik mají kulturu neomylnosti a perfekcionalismu zakódovanou v kultuře a mindsetu. Nakolik se bojí udělat i sebemenší chybu. Vede to pak ke kultuře alibismu, kde se schováváme za procesy a úkoly definované někým jiným, jen abychom nemuseli převzít zodpovědnost a někdo nemohl říct, že je to naše vina.

Experiments

Asi nemusím zdůrazňovat, že Agile nejen nutně vyžaduje pocit bezpečí jako prerequisitu, aby vůbec mohl fungovat, ale i experimenty, abychom mohli zkoušet nové věci a hledat řešení na komplexní problémy businessu a učit se ze zpětné vazby. Na triviální věci, na které znáte řešení je Agile zbytečně drahý. Agile se hodí na řešení komplexních problémů, kde je velmi nízká předvídatelnost a plány většinou failují. A taková je v současnosti povaha businessu většiny firem. Proto Agile nabírá na popularitě a principy agilu aplikují firmy napříč celým spektrem. Takže až se do agilu pustíte také vy, nezapomeňte, že bezpečné prostředí a experimenty jsou nedílnou součástí úspěšné agility. Umožní vám kreativity a inovativní přístup který je pro řešení komplexních problémů klíčový.

Kde se dá použít Open Space – část 4

V předchozích příspěvcích jsem se věnovala tématům co je to Open Space, jaké má role a jak by se měl takový Open Space workshop začít a skončit. Pojďme se tedy podívat, kde byste tento formát mohli použít. Open Space se často používá na konferencích (např. Agile Prague Conference ho již několik let intenzivně využívá), aby posunuli zážitek z přednášek a workshopů do konkrétní roviny a dali tak prostor každému prodiskutovat jeho konkrétní problém, nebo se nechat inspirovat tím, co zajímá ostatní. Asi největší skupina, kterou jsem viděla, bylo cca 1200 lidí, běžně se obzvláště ve firmách, které takový formát využívají pravidelně, účastní něco kolem stovky lidí. Ale počet lidí tady není limitem. O konferencích, kde je takový formát běžný, teď ale mluvit nechci. Takže kde jinde se tento formát používá? V podstatě kdekoli, kde jsme ready na opravdovou samoorganizaci a potřebujeme dát dohromady větší skupinu lidí. Je to nástroj, který staví na takzvaném emergent leadershipu, tedy tomu, že když vás něco zajímá, tak se za to postavíte, převezmete zodpovědnost a zkusíte kolem sebe zformovat skupinu lidí, které dané téma také zajímá. V Agilní organizaci se používá poměrně často. Na inovace, řešení konkrétních problémů, jako například jak změnit systém ohodnocování, jak by měly vypadat nové prostory, jak zlepšit kvalitu, přístup k zákazníkům, nebo třeba jako forma Backlog Refinementu nebo celofiremní Retrospektivy.

OpenSpace

Poprvé jsem se ho účastnila kdysi dávno, někdy v roce 2003, kdy naši zákazníci chtěli změnit styl práce. Bylo to ještě pár let před Agilem, prostě jen chtěli investovat sto dní do lepšího stylu práce. Jmenovalo se to 100 dní improvementů, kdy týmy po dobu 100 dní pracovaly na zlepšení procesů, infrastruktury, automatizaci apod. A úplně první byl Open Space, kde jsme všichni brainstormovali, co by nám mohlo v dalším vývoji produktů pomoci, a jak bychom mohli nejlépe investovat výše zmíněných sto dní do improvementů tak, aby se nám to vrátilo. Pár let na to jsem pomocí formátu Open Space facilitovala workshopy na celkovou změnu HR, zlepšení development nástrojů, co udělat pro růst lidí a redesign prostor. Jedním z mých oblíbených workshopů facilitovaných formátem Open Space je overal retrospektiva, kde týmy, které spolupracují na jednom produktu, takto v menších skupinkách vymyslí, jak by mohly zlepšit spolupráci mezi týmy.

 

Žádný meeting ve Scrumu není klasický status meeting

Víte, že žádný meeting ve Scrumu není klasickým status meetingem?

Daily Scrum (Standup meeting)

Začněme Standupem, kde antipaternem je, že jednotliví členové týmu reportují, co všechno dělali a co dělat budou. Asi aby je ScrumMaster nebo ostatní členové mohli kontrolovat.

Standup je tu ale proto, aby se tým a jeho členové každý den rychle zastavili a řekli si, jestli jdou správným směrem a jestli ještě stále věří tomu, že zvládnou dodat Sprint Goal. Proto nekontrolujeme, čím trávili čas, ale soustřeďujeme se na to, co je hotovo, a jak budou spolupracovat na tom, co mají teprve dokončit.

Sprint Review

Dalším v řadě je Sprint Review, kde antipatern je prezentovat, které konkrétní UserStory se dokončily a které ne. Spousta týmů status dotáhla do dokonalosti a dokonce ukazuje prezentaci a jakési grafy a vyhodnocuje úspěch a neúspěch Sprintu.

Sprint Review je tu ale proto, abyste ukázali Potentional Shipable Product Increment – tedy to, co tým dokončil – zákazníkovi a získali na základě toho zpětnou vazbu. Ta je potom cenným vstupem pro Backlog Refinement a pomáhá vám dodat úspěšný produkt.

Retrospektiva

Do třetice je tu Retrospektiva, kde antipaternem je začínat Retrospektivu tím že procházíte jednotlivé body z minula a hodnotíte, jak se vám povedly dokončit a jestli zabraly na daný problém.

Retrospektiva ale má být kreativním workshopem, kde se tým zamýšlí nad tím, co by chtěli změnit, co jim vyhovuje, co naopak chtějí zlepšit. Aby fungovala, musíte se na sebe umět podívat jinýma očima, z venku. A když začnete statusem, tak ten nadhled ztratíte a v další fázi pak jen zopakujete, co vám zbylo z minula. Máte-li pocit, že se věci nehýbou kupředu, určitě to na další retrospektivě zazní znovu i bez opakování. A status těch pár Action Items z minula můžete dát na tabuli a skouknout na Standupu.

Retrospektiva – Časová osa

V předchozích příspěvcích jsem doporučovala retrospektivu jako zcela zásadní praktiku agilních metod a Scrum procesu. Ideální je začít retrospektivu kolečkem, kde každý člen týmu identifikuje co se mu líbilo a co ne. Když už vás tento formát omrzí, můžete posílit vnímání reality tzv. hvězdou. Obě tyto metody nechávaly popis situací a pocitů až na retrospektivní meeting. Další metodou je časová osa, která dává možnost pojmenovat pozitivní i negativní události už v průběhu Sprintu.

Připravte si následující časovou osu a barevná lepítka a nechte tým zapisovat jejich pocity hned, jakmile daná situace nastane. Na retrospektivu potom dostanete podobnou časovou osu s událostmi, tak jak je jednotliví členové týmu zaznamenali. Červené lístečky hodnotil pisatel jako negativní, zelené jako pozitivní, oranžové jako něco mezi, co ale stojí za zmínku. Zároveň se dá říci, že čím výš je kartička umístěná, tím důležitější je. Ale ostatně stanovte si na to vlastní pravidla tak, aby tým bavilo kartičky vymýšlet a lepit na časovou osu.

Na začátku retrospektivy nechte každého člena týmu udělat tečku pro každou kartičku, aby se mohl vyjádřit, jak danou událost viděl on.

Následně projdete jednotlivé události a jako u kolečka nezapomeňte, že retrospektiva funguje jen tehdy, když jako její výsledek jsou akce, dohody a pravidla. Retrospektiva musí měnit zaběhnuté procesy, musí dát lidem možnost se poučit z toho, co fungovalo i z toho co se úplně nepovedlo. Scrum proces zavádí retrospektivu jednou za Sprint, a věřte, že to není ztráta času.

Časová osa má mnoho výhod. Obvykle odbourává formalismus, retrospektiva je zábavnější. Část kartiček na tabuli bude určitě jen pro zasmání. A o to možná jde. Vzpomenout si i na drobnosti které nemají žádný zásadní vliv na projekt, ale stmelují tým dohromady. Retrospektiva tím dostává větší dynamiku a je snazší zapojit všechny členy týmu.

Retrospektiva – Hvězda

Jak již jsem psala, retrospektiva je asi nejdůležitější praktikou agilních metod a nedílnou součástí Scrum procesu. Protože, aniž byste se učili a vylepšovali a upravovali Váš proces, nikdy nebudete dostatečně agilní, ale ani efektivní, kvalitní a úspěšní. Při retrospektivě si uvědomíte, co jste dělali dobře a co ne. Co je třeba změnit a co naopak dělat i příště.

Další možnost jak dělat retrospektivu je takzvaná hvězda. Když už Vám základní framework tzv. kolečka přijde moc nudný, nechte lidi napsat jejich pocity na lístečky a ty následně umístit do kategorií dle následujícího obrázku: Stop Doing, Less Of, Keep Doing, More Of, Start Doing.

Retrospektiva - hvězda

I taková jednoduchá klasifikace občerství retrospektivu. Donutí všechny jít více do detailu a opravdu se zamyslet nad tím, co bychom chtěli začít dělat, co naopak dělat nechceme vůbec, co omezíme, co posílíme a v čem budeme pokračovat.

Nezapomeňte, jsou to pocity jednotlivých lidí a jako k takovým by se k nim také mělo přistupovat. Nikdo si nečiní nárok na universální pravdu. Všichni mají stejné právo se vyjádřit. A jenom tím, že se naučíte si vzájemně naslouchat, se stanete efektivnějšími. Zmizí zbytečné problémy a nedorozumění. A práce Vás bude více bavit. Retrospektiva musí vést k akcím, pravidlům, změnám. Nenechte ji tedy jen tak rozplynout do ztracena.

Co mi přineslo WebExpo 2010 – část 2

Abych pokračovala v načatém popisu Agilní sekce WebExpa kterou jsem pořádala:

Hodně speakerů se zaměřovalo na proces učení, protože bez učení se nemůžete zlepšit, a nechcete-li se učit, nemá smysl dělat retrospektivu, být iterativní, v podstatě ani být agilní. Yves říkal, že na to, abyste byli v něčem opravdu dobří, potřebujete 10 000 hodin tréningu. Ani sportovci se nestanou hvězdami přes noc. Musí se učit a zkoušet to znovu a znovu. A retrospektiva je ideálním nástrojem na učení se.

Když máte stabilní tým, ve kterém vše funguje a retrospektiva začíná být nudná, vezměte na Vaši retrospektivu managera či externího zákazníka. Třeba zjistíte, že z jejich pohledu už to tak skvěle nefunguje, a že se stále máte co učit a v čem se zlepšovat.

Máte-li problém, že ne všichni se do retrospektivy zapojují, zařiďte, ať všichni musí promluvit během prvních 5minut retrospektivy. Bude pro mě pak snazší se zapojit.

Mějte respekt k těm, co tam nejsou, vždycky bude někdo chybět a příště to můžete být i Vy.

A poslední dobrá rada k retrospektivě, jedním z dobrých nápadů je říct něco dobrého o kolegovi. Může to být to snazší, než chválit sám sebe a přinese to retrospektivě nový rozměr.

Scrum hra

Plánujete školení Scrum metody a přemýšlíte, jak nejlépe zajistit aby si účastníci co nejvíce zapamatovali? Kolikrát jste se vrátili z kurzu a školení, nadšeni jaké to bylo zajímavé, a už po několika dnech jste vlastně nevěděli, o čem to bylo. Říká se, že lidé se nejvíce učí z vlastní zkušenosti a prožitku. Testy na toto téma uvádějí, že si člověk zapamatuje jen přibližně 20 % z toho, co slyší, a pouhých 30 % z toho co si přečte nebo je mu názorně ukazováno. Ale již 50 % informací si zapamatuje, pokud má možnost nabízené informace vidět i slyšet. Kolem 70 % informací si pak člověk zapamatuje, když má možnost něco vidět, poslouchat a následně o tom navíc hovořit. Pokud k těmto třem činnostem přiřadíme ještě možnost aktivního vykonání, získáváme až 90 % šanci si dané informace zapamatovat [Soňa Hermochová, Teambuilding; Grada, 2006]. Tedy chcete-li naučit někoho Scrum, musíte mu vysvětlit jak na to, ale to nestačí. Aby to celé mělo smysl, musí si účastníci Scrum vyzkoušet na vlastní kůži a zpětně zhodnotit jak jim to šlo, co bylo dobré a co by měli naopak příště vylepšit.

Her se dá hrát mnoho, mohou být různě složité a komplexní, ale v podstatě jde o to, vyzkoušet si pár základních principů – Plánování, týmovou spolupráci, komunikaci se zákazníkem, reakci na změnu. A retrospektivu. Jednou z možných her zaměřených na prožitek ze Scrum procesu jsme navrhli s Petrem Olmerem stavbu železnice. Základem je postavit železniční spojení mezi městy USA a dovést zákazníka kam potřebuje/chce. Produkt backlogem je vyhlášen cíl spojit města A, B a C. Tým si zvolí ScrumMastera a hra může začít. Každý sprint si tým po diskuzi se zákazníkem naplánuje Sprint Backlog v závislosti na daných prioritách. Pak si každý člen vytáhne kartičky určující jeho rychlost, a případnou změnu celkových bodů. Tyto individuální rychlosti se sečtou a tým prezentuje, kolik železnice postavil. Cílem je mít funkční produkt a spokojeného zákazníka.

Potřebujete:

  • Mapu USA s před vyznačenou trasou – my jsme zvolili tuhle. Za jednu user story se považuje dokončení úseku z jednoho města do druhého (města jsou označena čísly). Stavba jednoho lomeného úseku trati odpovídá 4 bodům.
  • Lepítka na jednotlivé user story v backlogu.
  • Tabuli rozdělenou na tři části: Backlog | In Progress | Done.
  • Kartičky s rychlostí, které byl daný člen týmu schopen dosáhnout, které můžou vypadat třeba takto:
    • Proslýchá se, že nejpracovitější dělník dostane prémii, zkusím pracovat víc – 10
    • Odbory prosadily kratší pracovní týden – 5b
    • Je Den Železničářů, v poledne se jde do hospody – 4b
    • Včera pršelo, vypili jsme moc rumu – 3b

    Ale také třeba takto:

    • Měřiči špatně vykolíkovali trasu: +5b nová úloha: bourání špatně postaveného úseku – 3b
    • Vichřice povalila stoletý dub: +10b nová úloha: odstranění stromu – 0b
    • V tomto případě se do backlogu přidá nová úloha, která se musí z odpracovaných bodů dokončit jako první a pak je teprve možné pracovat dál na naplánovaných úlohách.

  • Větší hodiny měřící délku Sprintu, my jsme zvolili:
    • 5min – pre-planning & planning – tým na tabuli naplánuje user stories pro daný sprint
    • 5min – vyhodnocení & customer demo – každý člen týmu si vylosuje kartičku s rychlostí a podmínkami ve kterých daný sprint pracoval, Scrum Master je zodpovědný za zpracování výsledků a zorganizování customer dema.

    Nestihne-li tým všechny úkony včas (plán, vyhodnocení, customer demo, …), nejsou mu jinak hotové úseky uznány.

  • Zákazníka – toho budete pravděpodobně hrát Vy – který může:
    • Chtít vidět další města
    • Změnit svá přání

    Je už jen na týmu a jeho vyjednávacích a prezentačních schopnostech, aby zákazníka uspokojil, či mu vysvětlil, že daný požadavek na změnu nestihne.

Cílem, jak jsem psala nahoře je mít funkční produkt a spokojeného zákazníka. Hodnotí se tedy, jestli byl tým schopen dokončit úlohy v backlogu a jestli je zákazník spokojen s výsledkem.

Celkem jsme hráli na 6 Sprintů, tedy celá hra vyjde na hodinu. Před hrou budete potřebovat cca 15 minut na vysvětlení a cca 15 minut na organizaci týmu a vytvoření úvodního backlogu. Po hře cca 30 minut na prezentaci celkových výsledků jednotlivých týmů a retrospektivu.

Na závěr přikládám prezentaci ke hře. Jestli budete mít jakékoli dotazy, náměty pro zlepšení, nebo zkušenosti, dejte vědět.

Retrospektiva – kolečko

Jednou z nejdůležitějších agilních praktik je retrospektiva. Cílem je zapojit tým do rozhodování o procesu, nechat je vyjádřit svůj názor, ale hlavně poslouchat se navzájem a pochopit, že ne každý se dívá na věc stejně. Retrospektivou se učíme a uvědomujeme si, co jsme dělali dobře a co ne. Ideální frekvence je po každém sprintu, aby se problémy zbytečně neprohlubovaly a tým měl pravidelnou a častou možnost zhodnotit, jak sprint probíhal z pohledu každého člena.

Jak retrospektiva vypadá? Možností je několik, ale začneme tou nejjednodušší. Tou je takzvané kolečko kdy všichni členové týmu odpoví na dvě základní otázky:

  • Co se mi líbilo, co co jsme dělali dobře a chtěli bychom v tom pokračovat
  • Co se mi nelíbilo a chtěli bychom to změnit

Nezapomeňte, že retrospektiva je o pocitech, jak jsem to viděl já, co jsem si myslel, jak jsem se cítil. Pocit je osobní, neklade si nároky na to být universální pravdou.

V dobře fungujícím týmu se vám může lehce stát, že nikdo v týmu nemá pocit žádných problémů a že tým subjektivně funguje dobře. Potom se popsaný framework rozšiřuje o další oblast:

  • Co by se mohlo vylepšit nebo zefektivnit

Ideální tým ani proces neexistuje, vždy se dá něco najít, jen je to občas těžké si uvědomit.

Začnete-li s retrospektivou, tým začne přemýšlet o věcech jinak, jednotlivý členové budou mít pocit, že má smysl promluvit a zapojit se. Přestanou být pasivními členy čekajícími na úkoly. A jste zase o krůček blíže k vysněnému ‘self-organized‘ týmu.

Posílení týmu – ‘self-organized‘ tým

Jedním z často skloňovaných výrazů je ‘self-organized‘ tým. Týmy přecházející na agilní metody často začínají ranním Scrum meetingem, jako první zaváděnou praktikou. Jistě pomůže při sdílení informací a posílí týmovou spolupráci, ale nedá sám o sobě jednotlivým lidem pocit, že i na jejich názoru záleží, a že je tedy jen na nich, jak si vše zorganizují. K tomu, aby tým byl opravdu zapojen do procesů, je třeba dát všem prostor se k procesu vyjádřit a ovlivnit ho. Proto je důležité dělat retrospektivu. Dalo by se říci, že vlastně nemusíte ani vymýšlet žádný do detailu zpracovaný proces, stačí začít s retrospektivami a proces odpovídající vašemu prostředí vznikne za pomoci lidí v týmu sám. A jako všechno to, kde se sami podílíte na rozhodnutí, je i takto vzniklý proces stabilnější, robustnější a efektivnější.

Retrospektiva vás donutí zastavit se a podívat se co jste dělali dobře, a co špatně. A tedy dává prostor ke zlepšení, vytváří podmínky ke změnám, a posiluje proces učení se z toho, co se stalo. Měla by proto probíhat pravidelně, po každém Sprintu. Každý by měl dostat prostor vyjádřit své pocity, jak to vnímal on sám, co se mu líbilo a co by naopak změnil či vylepšil. Nastaví se tak týmu zrcadlo, kde je najednou vidět, co funguje dobře a co ne. A aby jako takové zrcadlo fungovalo, musí mít jednotliví členové stejnou možnost svoje pocity prezentovat. Aniž by je někdo hned opravoval, že nemají pravdu a že s nimi nesouhlasí. Jsou to přeci pocity konkrétního člověka, ne univerzální pravda. A vnímat věci jinak má každý právo.

Aby byla retrospektiva funkční, musí vždy, bez vyjímky, na identifikované problémy následovat akce, která se pokusí problém minimalizovat či odstranit. Řešením může být jak změna identifikovaného procesu, tak i vysvětlení proč takový je. Na spoustu problémů může tým již během retrospektivy pomocí brainstormingu navrhnout řešení, na složitější problémy si můžete vzít čas na rozmyšlenou. Ale něco by se mělo stát a při příští retrospektivě by se mělo vyhodnotit, jestli akce pomohla, či ne. Čím více zapojíte tým do navrhování řešení, tím rychleji se problémy spraví. Tým ví obvykle nejlépe sám, co mu chybí, co je dobré, a co ne.