Retrospektiva #9 – Cesta na pláž

Jedna z kreativnějších forem retrospektivy je na motivy dětské hry. Má samozřejmě mnoho forem, jako příklad uvedu cestu na pláž, která v tomto případě představuje metaforu Sprintu. Jak taková retrospektiva probíhá? Jednotliví členové si představí Sprint jako cestu na pláž a začnou ji vyprávět. “Cestou na pláž přišla bouřka.“ řekne první. A další člen týmu pokračuje: “Cestou na pláž přišla bouřka  a my jsme se ztratili a nevěděli jsme kudy dál.“ A další člen týmu zopakuje, co řekli ti před ním a přidá další událost: “Cestou na pláž přišla bouřka, my jsme se ztratili a nevěděli jsme kudy dál a všude bylo mokro a bláto…“ a tak dál. Každá událost v cestě na pláž je metaforou toho, co se stalo ve Sprintu.  

Výhody:

  • Občas tým potřebuje změnu a tahle retrospektiva je legrace. Každý musí hádat, co který kus cesty na pláž znamenal v realitě, a také být schopen si celou cestu zapamatovat.

Nevýhody:

  • Není to retrospektiva pro začínající nebo dysfunkční tým, ale dobře fungujícímu týmu může rozšířit perspektivu a pomoci dívat se na věci jinak.

Tip:

Nechte tým vymyslet i to co bude metaforou pro Sprint. Cesta na pláž je jen jednou z možností.

Retrospektiva - cesta na plaz

Retrospektiva #8 – Uznání

Pozitivita je důležitá. Dobře fungující týmy mají poměr pozitivních vs. negativních událostí v průměru 5:1. Ne vždy musí být retrospektiva o tom, co se nám nedaří. Občas je dobré se podívat primárně na to, co je výborné a chtěli bychom to ocenit. V této retrospektivě jednotliví členové ocení přínos jiných členů týmu. Je to o poděkování a pochvale ostatních.

Výhody:

  • V týmu vzroste energie a všichni si uvědomí kdo má jaký přínos pro tým.
  • Je to takový teambuilding. U každého vzroste dobrý pocit z toho, že si ostatní cení jeho práce.

Nevýhody:

  • Občas není snadné začít hledat jen ty pozitivní věci.

Tip:

Někdy necháte členům týmu si vybrat koho ocení, jindy můžete připravit lístečky se jmény a nechat členy týmu vylosovat koho mají ocenit. Je to tak zábavnější a na každého se dostane.

Retrospektiva - uznani

Retrospektiva #7 – ESVP: Explorer – Shopper – Vacationer – Prisoner

Občas se vám stane, že tým pořádně nefunguje a nechtějí se do retrospektivy zapojit. Jeden z formátů, který se dívá na dynamiku týmu a na to jak jednotliví členové týmu v věcem přistupují, je takzvaný ESVP formát. Tedy explorer, shopper, vacationer, prisoner neboli průzkumník, nakupující, dovolenkář a vězeň. Průzkumník je ideální člen týmu. Zapojuje se, je aktivní, přichází s nápady, přebírá zodpovědnost. Nakupující je trochu víc pasivní, ale když uvidí něco co je zajímavé zapojí se, alias dá si to do svého košíku. Dovolenkář je v pohodě. Je rád, že nemusí pracovat. Obvykle se moc nezapojuje, ale ani neruší. Vězeň je tu z donucení. Nechce tu být a dává to často velice nepříjemně najevo.

Na začátku retrospektivy nechte jednotlivé lidi indikovat kdo jsou. Když zjistíte že máte většinu lidí jako vězně, nemá ani cenu v klasické retrospektivě pokračovat. Místo toho se zkuste podívat na to, proč se cítí být vězni a co je toho příčinou.

Výhody:

  • Dostanete feedback od členů týmu, jak se cítí být zapojení a vtažení do vašeho fungování

Příprava:

  • Dopředu vysvětlete, co jsou jednotlivé role zač, aby jim každý na začátku rozuměl.
  • Nakreslete na flipchart na dveřích do místnosti / Mural, Miro čtyři role – průzkumník, nakupující, dovolenkář a vězeň a nechte členy týmu udělat tečku nebo nalepit lepítko tam, kde se cítí být.

Tip:

  • Obrázek čtyř rolí funguje lépe než jenom nadpis

Retrospektiva - ESVP

Retrospektiva #6 – Časová osa

Občas se vám stane, že tým řekne, že už si nepamatují všechno, co se dělo. V takovém případě můžete zkusit nakreslit časovou osu a nechat je na ni zapisovat události v průběhu Sprintu. Na začátku retrospektivy pak takovou časovou osu zrevidujete a necháte každého připomenout co se dělo když lísteček psal.

Výhody:

  • Na retrospektivě už se nemusíte zaobírat sběrem dat, a můžete se rovnou pustit do jejich analýzy a hledání zlepšení.

Příprava:

  • Připravte si nakreslenou časovou osu Sprintu a lístečky.

Tip:

  • Postarejte se, že na ose vznikne nějaký lísteček. Motivuje to tak ostatní, aby také něco přidali.
  • Na časové ose se nemusí objevovat jen seriózní věci, můžou tam být i drobnosti, které někoho pobavily, např. “Líbila se mi písnička, co Karel pustil“. A na to hned někdo může reagovat a nesouhlasit. “Písnička mě rušila, potřebuji klid na práci.“

Retrospektiva - casova osa

Retrospektiva #5 – Mad sad glad

Tahle retrospektiva se snaží podívat se na naše fungování přes pocity. Členové týmu popisují co je naštvalo, co je jim líto, a co je naopak super. Stejně jako v předchozích formátech můžete použít lístečky nebo jen nechat každého mluvit.

Výhody:

  • Tato forma retrospektivy otevírá perspektivu pocitů. Ne všechno je racionální a měřitelné a je dobré dát i pocitům prostor.

Nevýhoda:

  • Ne pro všechny je komfortní o pocitech mluvit.

Tip:

  • S lístečky to jde snáz, než když tým mluví.

Retrospektiva - mad-sad-glad

Retrospektiva #4 – Tři prasátka

“Tři malá prasátka“ je pohádka o prasátkách co šla na zkušenou. Když došla na palouček, rozhodla se, že si postaví domečky. První prasátko bylo líné a postavilo si domeček ze slámy, aby si rychle mohlo hrát. Druhé sice věnovalo stavbě domečku trochu více energie a rychle postavilo domeček z klacků a běželo si hrát. Třetí pracovalo pilně celý den, a postavilo si domeček z cihel. Příští den šel kolem vlk, přes slámu ucítil prasátko a už se těšil, že bude večeře. První domeček rozfoukal, prasátko se jen taktak stihlo schovat to domečku z hlíny, když tu vlk klacky jednou ranou rozbořil jen taktak že prasátka utekla do domečku z cihel. Když ho vlk nebyl schopen rozbořit, rozhodl se, že do něj vleze komínem. Na to ale prasátka byla připravená, zatopila pod kotlem a vlk spadl do hrnce s vařící vodou…

Tato retrospektiva používá příběh jako metaforu a nechá tým přirovnat jejich systém a fungování k domečku ze slámy, klacků a cihel.

Výhody:

  • Pohádka je zábavná, a podnítí kreativitu týmu.
  • Tento formát retrospektivy pomáhá týmu identifikovat dlouhodobější problémy se stabilitou, udržitelností a technickým dluhem.

Příprava:

  • Ne všichni pohádku znají, takže ji týmu nejprve budete muset vyprávět.

Tip:

  • Nakreslete domeček ze slámy, klacků a cihel. Můžete přidat i vlka jako hrozbu.
  • Nechte tým na lístečky vymyslet co jednotlivé věci pro ně znamenají.

Retrospektiva - tri prasatka

Retrospektiva #3 – Loď na moři

Když už vás klasické formáty retrospektivy nudí, zkuste něco hravějšího. Asi nejznámější je metafora lodi plující na moři, kde vítr do plachet znázorňuje to, co nám pomáhá, kotvy to co nás brzdí. A kreativitě se meze nekladou, takže můžete přidat skalnatý útes jako problémy, žraloky jako akutní rizika, sluníčko jako úspěch,… a tak bych mohla pokračovat.

Výhody:

  • Je to zábava, podporuje to kreativity týmu a přináší tak témata, která by se na běžných retrospektivách neobjevila.

Příprava:

  • Pro začínající týmy si obrázek připravte.

Tip:

  • Nechte tým ať si obrázek lodi sami navrhnou, bude je to tak víc bavit.
  • V online nástrojích je těžší kreslit, ale zase můžete připravit pár obrázků na začátek. Nejlepší ale je, když si členové týmu najdou své vlastní obrázky.

Retrospektiva - lod

Retrospektiva #2 – Hvězda

Dalším oblíbeným formátem retrospektivy je takzvaná hvězda, kde klasický formát dvou otázek rozšíříte na pět segmentů a necháte tým se na daný Sprint podívat z různých úhlů – co bychom měli začít dělat, co dělat více, v čem chceme pokračovat, co dělat méně, co přestat dělat. Tým své podněty píše na lístečky a přiřazuje je daným segmentům.

Výhody:

  • Tento formát retrospektivy rozšiřuje perspektivu, kterou se tým na sprint dívá a tým tak generuje více témat.
  • Je snazší zapojit celý tým, protože psaní je často snazší, než když má každý mluvit.
  • Většinou je to také rychlé.

Příprava:

  • Nakreslete hvězdu s výše zmíněnými segmenty na flipchart nebo Mural/Miro board.
  • Každý musí napsat alespoň jeden lísteček, aby se všichni zapojili, ale ideálně více.

Tip:

  • Po napsání lístečků s nápady nechte týmu chvilku čas na jejich přečtení a případné dotazy co tím kdo myslel.
  • Vidět svůj vlastní rukopis je super, takže by si každý měl lístečky psát sám.

Retrospektiva - hvezda

Retrospektiva #1 – Plusy a minusy

Tento formát retrospektivy je takový základ, kterým většina ScrumMasterů začíná. Každý člen týmu postupně řekne, co se mu líbí a mělo by se v tom pokračovat, a co se mu nelíbí, a bylo by potřeba změnit.

Výhody:

  • Je to jednoduchý formát.
  • Nepotřebujete žádnou přípravu.

Nevýhody:

  • Není snadné některé členy týmu rozmluvit.
  • Často sklouzne k tomu že všechno je ok a nic není špatně”.

Tip:

  • Pošlete dokola nějaký předmět, kterým si členové týmu můžou předávat slovo např. míček který ten kdo domluvil hodí dalšímu členovi týmu od kterého chce slyšet jeho názor. Zvýšíte tak pozornost a rozbijete očekávaná pořadí ve kterém lidi mluví.
  • V online světě nechte toho, kdo domluvil vybrat dalšího kdo mluví.
  • Neptejte se, co se jim líbí a nelíbí, ale v čem chtějí pokračovat a co změnit. Retrospektiva - plusy a minusy 

Deset formátů, jak vést retrospektivu

Před tím, než představím top 10 formátů pro retrospektivu si pojďme zopakovat co že to taková retrospektiva je. Takže retrospektiva je takové pravidelné ohlédnutí se za minulým obdobím, většinou tak týden, dva. Pro ty z vás, co děláte Scrum je to každý Sprint. Pro ostatní agilní týmy by retrospektiva měla být pravidelná a častá. Tedy jednou za půl roku to nestačí. Účastní se jí celý tým, a na konci by měly být konkrétní akční kroky, které se tým zaváže udělat, tedy “Co uděláme příště jinak, aby se nám tohle už nestalo”. Retrospektiva, která na konci nedefinuje žádné zlepšení není retrospektiva, ale pouhý pláč nad rozlitým mlékem, a to nikdy k ničemu není. Stejně tak Retrospektiva, která se snaží dát úkol někomu mimo tým, se míjí účinkem. I když je identifikovaný problém někde jinde, tým se zamýšlí nad tím “Co můžeme udělat MY, abychom danou situaci změnili/zlepšili/ovlivnili”.

Retrospektivy se účastní celý tým, tedy včetně Product Ownera. ScrumMaster retrospektivu facilituje, tedy vybírá formát diskuse a pomáhá týmu hledat příčiny problémů a přijít se zlepšeními.

Retrospektiva má obvykle několik fází.

  1. Úvod: Novým týmům připomeňte, k čemu retrospektiva slouží, a co by mělo být na jejím konci, tedy konkrétní akční kroky, co jako tým zlepšíme. Když už je tým zvyklý retrospektivy pravidelně dělat, můžete přidat takzvaný ‘check-in’ na zvýšení energie například “Kdybyste byli počasí, jaké počasí byste byli?”. Takový check-in lze samozřejmě různě variovat a ptát se na typ auta, filmovou postavu nebo zvíře. Všichni se proberou a…
  2. Sběr dat: Další fáze sbírá od jednotlivých členů týmu data. Formát se liší, a v dalších článcích si projdeme nejčastější formáty retrospektivy. Často sesbíráte nápadů tolik, že je vhodné je seskupit do větších celků. Abyste od týmu získali zpětnou vazbu o tom, která témata je zajímají nejvíce, nechte je hlasovat. Například takzvaným dot-votingem, kde každý má řekněme čtyři hlasy a může je dát jednomu tématu nebo mezi různá témata rozdělit.
  3. Možnosti: V další části retrospektivy hledáme možnosti, co bychom s daným tématem, které je pro tým nejdůležitější mohli jako tým udělat. Nezapomeňte, že to vždy musí být potenciální akční kroky na tým, ne na někoho z venku týmu. Ideální je vymyslet alespoň pět nápadů. První tři jsou často nudné a nepřináší reálnou hodnotu ani kreativitu. Součástí vymýšlení možností může být i root-cause analýza abyste našli příčinu problému a neřešili symptomy.
  4. Akční kroky: Na závěr by se tým měl shodnout na jedné konkrétní věci, kterou příští Sprint udělá. Není nutné udělat všechno co nás napadne. Méně je často více. Když je kandidátů na výběr moc můžeme se týmu ptát, jak moc věří, že daná akce pomůže problém zlepšit, a jak moc věří tomu, že danou akci udělají. Obvykle pro tyto otázky volíme škálu 0 až 10, kde 0=nezlepší/neudělají a 10=vyřeší/určitě.

Na závěr je dobré shrnout co si tým vybral a zároveň můžete retrospektivu zakončit zase nějakým zábavným energizérem – třeba porovnat, jak se počasí, které členové týmu sdíleli na začátku, změnilo.

A kdyby vás to celé zajímalo ve formě videa, tady je přednáška, kterou jsem na téma retrospektivy měla na několika konferencích.

V dalších příspěvcích se podíváme na nejčastější formáty retrospektivy…