Agile | Zuzi's Blog o Agilu a Scrumu

Co agile očekává od Managera?

Jak tak chodím po firmách, dostávám se do spousty zajímavých prostředí. Výborných týmů, kde lidé mají energii a svítí jim očíčka. Jsou nadšení. Něco chtějí, zajímají se. Pochopí, o čem je Agile a Scrum, a začnou ho implementovat a adaptovat na své podmínky. A většinou jim takový proces velmi rychle začne fungovat a při nasazení agilních metod nesklouznou k tupému vykonávání praktik a ceremonií. Rozumí proč, pochopí agilní filosofii a kulturu a jsou ochotni pro takovou změnu i něco udělat, vydat pro její změnu energii. Pomáhat nasazovat Agile a Scrum v takových firmách je moc fajn.

Na druhé straně spektra jsou firmy, kde lidé ani nereagují na světlo. Někde se bojí, panuje tam atmosféra strachu, striktních procesů, tvrdých metrik a postihů. Finančních pseudomotivací navázaných na výsledky, které bez ohledu na jejich výši selhávají. Veškerá iniciativa se trestá. Dělejte přesně to, co jste dostali v zadání a nad ničím nepřemýšlejte. Hlavně buďte efektivní. V jiných firmách je to jen rezignace. A nedostatek motivace. Všem je všechno jedno. Oni jsou jen zaměstnanci. Trafikanti. V obou případech obvykle schází iniciativa a také, a to hlavně, důvěra. Lidé jdou sami na sebe, neřeknou si do očí pravdu. Často ji nepřiznají ani sami sobě. Zavádět agilní metody v takových firmách ani nejde. Tedy, nejdříve musíme ty lidi probudit a nechat je vyříkat si staré křivdy. Je to více o Maslowovi, než o Agilu. Agilní metody jsou v takových prostředích až na druhém místě. Nejprve musíme postavit funkční tým, dolít jim energii, dodat sebedůvěry. Agile ani Scrum není žádná zázračná pilulka. Když spravíme důvěru a otevřenou komunikaci mezi lidmi, můžeme začít pomalu s agilními přístupy a procesy.

Přemýšlela jsem o tom, čím to je. A mým závěrem je, že je to o managerech. Ti první jsou dobrými leadery. Jejich cílem je mít kolem sebe úspěšné lidi a svůj vlastní úspěch neměří podle splněných KPI, ale podle spokojenosti lidí, legrace, výsledku, ale i atmosféry. Ti druzí se schovávají za procesy a metriky, bojí se, že by je šikovnější kolega mohl časem přeskočit. A nebo prostě jen omylem byli ve správný čas na správném místě a stali se managery. Často jim nikdy nikdo neporadil jak na to. Tým je odrazem managera. Je nadšený, aktivní a úspěšný, když to děláte dobře. Je v depresi, stresu a nestíhá dodávat, když to děláte hůř. V obou případech vám Agile pomůže. V prvním vám jen ukáže jak na to, v druhém vám pomůže dodat sebejistotu, že takhle je to správně. Stačí jen postupovat podle příručky, jako ti všichni přede mnou. Dodá vám sílu lidem věřit, pomáhat, a že oni to už s pomocí agilních procesů zvládnou.

Když ve špatném týmu hledáte Scrum Mastera, často se jím stane člověk s tzv. největšími zásluhami. Ale ten se velice často na Scrum Mastera nehodí. Byl by dobrým analytikem, architektem, expertem. Ale jeho hlavním cílem není dělat lidi kolem sebe úspěšnějšími. Nebo někdo neslaný, nemastný, kdo si vezme za cíl být neviditelný. Scrum Master přeci nemá být direktivní, že. Nojo, ale musí něco chtít, motivovat, hlídat Scrum proces. I Scrum Master je odrazem managera.
Cílem managera není na denní bázi kontrolovat jednotlivce a určovat, jak přesně budou pracovat. Cílem je vytvořit takové prostředí a podmínky, aby se vašim Scrum Masterům a týmům dobře pracovalo. Většinu času byste tedy měli mít čas na strategická rozhodnutí, směřování vašeho departmentu, apod. To ale neznamená, že nevíte, co jednotlivé týmy dělají. Ty, co perfektně fungují, vás nemusí vidět rok. Ty, co ovšem optimálně nefungují, si musí zvyknout na vaši přítomnost a akceptovat ji. Znovu to zopakuji, není cílem managera zasahovat do každodenní práce jednotlivců. Manager je pozorovatel. Ale jestli neví, co se mu v departmentu děje, tak proč tam potom je. On je ten, kdo je za fungování ve finále zodpovědný. A jestli pro úspěch týmu musí chvíli učit Scrum Mastera jak má Scrum Masterovat, nebo ho vyměnit, je to přesně to, co od něj potřebujeme. Manager má fungování zajistit.

Standardně radím delegovat. O několik stupňů víc než se vám chce, než jste zvyklí. Ale když měníte kulturu, možná dočasně budete muset pomoct tuto novou kulturu utvářet. Pomoct jí vzniknout. Být přítomní. Sami se do té změny zapojit. Když to neuděláte, obvykle se nic nezmění. Lidi necítí vaši podporu, a často ani nevěří tomu, že změnu opravdu chcete. Buďte jim příkladem, prožijte změnu s nimi, Jen tak bude opravdu úspěšná a z agilní transformace dosáhnete maximum.

Jak vypadá Scrum Board

Minule jsem slíbila, že příště poradím, jak by měl vypadat správný Scrum Board, tedy Scrumová tabule. Nic složitého. Základ je, že použít můžete úplně cokoliv. Tabuli, stěnu, skříň, sklo. Nic sofistikovaného. Stačí tři sloupce: Sprint Backlog, In Progress, Done. Tedy to co máte dělat, na čem zrovna pracujete a co už je dokončené. Více sloupců je kontraproduktivní a často v psychologické rovině naopak omezuje týmovou spolupráci. Začínající týmy často používají místo in progress sloupce jako code, test, review, apod. Tím se však jen zuby nehty snaží držet toho, jak pracovaly před agilem. Pochopitelné, ale o moc dál nás to neposune.

Z tabule by mělo být i koutkem oka pro náhodné kolemjdoucí vidět
– jestli tým stihne práci dokončit nebo ne,
– kdo na čem zrovna pracuje,
– a co konkrétně ještě zbývá k dokončení jednotlivých User Stories.

Jestli vám něco z toho chybí, změňte to. Když máte tabuli na papíru, je to snadné a jakákoli změna nezabere víc než pár minut. Můžete argumentovat, že je lepší mít nástroj, ale to pro tabuli rozhodně neplatí.

* Tým se podle takové tabule orientuje, všichni by se v ní tedy měli vyznat. Použít můžete různé barvy pro různé typy aktivit, červeně zvýraznit blokace, klidně i se jménem, na koho že to čekáme.
* Ideální je organizovat User Stories do řádek tak, aby bylo vidět kolik tásků je již hotovo, kolik je rozpracováno a kolik zbývá dokončit.
* Udělejte si pro jednotlivé členy týmu avatara (ideálně jednoho, protože stejně chcete limitovat work in progress a jeden člověk by tak mohl pracovat jen na jednom tásku), ať na první pohled vidíme, kdo na čem zrovna pracuje.

A tady je pár fotek tabulí, které můžu doporučit pro inspiraci:

Kreativitě se meze nekladou :), je to jen na vás. Takže se můžete podívat, jak v týmech vypadají další tabule. Ne všichni tady dodržují výše popsané principy, ale i tak mohou být dobrým zdrojem inspirace.

A na závěr, na tabuli můžete mít klidně celý Backlog, jako měl jeden krásný startup sídlící v samém srdci NYC. Ti byli opravdu agilní. Celou duší. Vlastně jsem nikdy neviděla lepší agilní kulturu. Tam bych jednou chtěla pracovat 🙂

Proč je Sprint Burndown omyl

Slíbila jsem vysvětlení, proč je Sprint Burndown zbytečným overheadem a co dělat namísto něj. Tedy začněme tím, co by mělo být cílem – a tedy poznat, jestli tým ještě stihne dokončit User Stories, ke kterým se v rámci Sprintu zavázal. Tedy všechno, co je ve Sprint Backlogu. A to co nejjednodušší cestou. Bez zbytečných věcí. Když jsem nad tím přemýšlela, došla jsem k závěru, že většina lidí Sprint Burndown používá prostě proto, že nástroj který si koupili ho umí vykreslit. Tedy upřednostňují nástroje a procesy před lidmi a vztahy mezi nimi. Hned první věta agilního manifestu 🙂
Ale řekněme, že tohle není váš případ, že byste opravdu jen rádi věděli, jestli tým Sprint Backlog dokončí včas. A tak jste si začali takový graf kreslit ručně. A ejhle. Jak takový graf obvykle vypadá? No třeba takhle. Tým pracuje na mnoha User Stories najednou, a než dokončí první, je tu konec Sprintu. A když se Scrum Master v polovině Sprintu zeptá, jestli stihneme všechny User Stories ze Sprint Backlogu, dostane se mu obecného ujištění ve stylu “no jasně”. Nicméně z výše zmíněného Burndown Grafu to vidět není.

Možná namítnete, že váš tým přeci jen něco v průběhu dokončí, pak situace vypadá asi tak takto… ale to v reálu na věci nic nemění. Nezbývá než si držet palce. Nic o výsledku nám takový graf neříká. Jen ukazuje na fakt, že nic nevíme.

A někde tady se rodí myšlenka implementovaná mnoha nástroji, že je pro Burndown graf třeba trackovat jednotlivé úlohy. A abychom měli přehled, začneme je ohodnocovat v čase. Ale pozor, není čas přesně to, čeho jsme se v rámci agilních přístupů snažili zbavit? Na co pak ohodnocujeme v bodech, když tým vzápětí vracíme do světa man-days a hodin? Odhlédneme-li od toho, že založit úlohu v systému stojí nemalý čas týmu, který se členové týmu snaží minimalizovat tak, že zakládají relativně velké úlohy, aby je pak nemuseli měnit, nebo dokonce zahodit. A tyto pak odhadují v hodinách a své odhady kolik času zbývá, každý den mění. A překvapivě, jsme na tom obvykle ještě hůř, než bez takových odhadů. Většinu času si myslíme, že je všechno v pohodě, a ejhle, ono nebylo. Může za to mnoho faktorů, psychologie a optimismus vývojářů či testerů je jedním z nich. Už je to přeci skoro hotové.

No a teď už zbývá jen jeden krok – tedy místo nějakých odhadů prostě jen měřit čas, který jsme na daných User Stories strávili, a ten v grafu zobrazit. A světe div se, dostaneme každý Sprint krásnou lineární křivku, kolik “hodnoty“ tým každý den vyprodukoval. O tom, kdy to bude hotové, takový graf neříká nic, ale zato pěkně vypadá, dá se hezky reportovat a tým může všem dokázat, že poctivě pracoval.
Takže co s tím? Daleko snazší metodou jak zjistit, jestli ještě stihneme dané User Story dokončit, je udělat dobrou a přehlednou Scrum tabuli. Tři sloupce – backlog, in progress, done. Přehledně označit, kdo na čem pracuje, a co je ještě třeba dokončit. Dodržovat best practice tak, že limitujeme work in progress, tedy rozpracovanou práci, snažíme se věci rychle dokončovat a aby to bylo pěkně vidět, rozpadnout User Stories na jednotlivé činnosti o velikosti cca jeden den. Přidat lístek s taskem trvá několik vteřin, zahození ještě méně. Je to snadné, rychlé, efektivní. I náhodný kolemjdoucí koutkem oka z takové tabule vidí, v jakém je to stavu. A to se může hodit. Ušetříte si kupříkladu otravné otázky Product Ownera, jestli to stihnete, ale hlavně, budete sami vědět, na čem opravdu jste. A abych vás nenechala bez návodu, o tabuli, jak ji používat, a jak má vypadat, napíšu zase příště.

Nástroje omezují a svazují

Než začnete diskutovat na téma, že nástroje jsou přece užitečné, podívejte se kolem sebe. Kolikrát jste slyšeli, že ten a ten systém je špatný? Že vám nedává to, co byste chtěli? Že musíte používat jeden a raději byste měli druhý? Že nemůžete věci dělat jinak, protože váš nástroj to neumožňuje? A čím větší je firma, tím více procesů a nástrojů vygenerovala. O procesech jsem psala minule, takže těm se pro tentokrát vyhnu. Vzpomínáte si na Agilní manifest? Hned první princip říká “Upřednostňujeme lidi a jejich vztahy před procesy a nástroji”. A přesně v tomto kontextu je to potřeba vnímat. Opravdu upřednostňujete to, co vaše týmy potřebují, před tím, co zrovna musíte používat za nástroj? Viděla jsem spoustu týmů, které implementovali Agile a Scrum tak, že začali hledat nástroj… Nástroj, který jim pomůže být agilní a Scrum nasadit. Ale to není zrovna agilní přístup, že?

Najdete různé pěkné nástroje, které umí mračna zajímavých věcí. A tak týmy, ve snaze využít maximum možností, dělají milióny věcí, které jim nic nepřinášejí a k opravdovému cíli – tedy společně dodat hodnotu pro zákazníka efektivně, rychle a kvalitně – nás nikterak neposouvá. Ba právě naopak. Jsme pak často pomalejší, Scrum se stává divnou byrokracií bez obsahu, a jako takový nepřináší vyšší zapojení jednotlivců, nadšení, ani žádné inovace, ale jen “my teď musíme… “, “my nemůžeme…”, a nebo “my pořád schůzujeme a vyplňujeme”…

Příkladem toho, o čem mluvím, může být třeba ohodnocování tásků hodinami. Výborná praktika, která žere neskutečně času týmu a jediným důvodem pro její vykonávání je to, že náš nástroj pak umí kreslit burndown graf za Sprint… Který však, podíváme-li se na něj čistýma očima, nepřináší nic, co bychom už dávno nevěděli z dobré tabule a funkčních standupů. Sprint burndown je naprostá zbytečnost, která se v agilní komunitě ujala právě proto, že týmy viděly další pěknou věc, kterou jejich nástroj umožňuje, tak proč ji nezkusit, že?

Dalším příkladem jsou různé nástroje, které umožňují vidět tabuli online. A teď ani tak nemluvím o geograficky distribuovaných týmech, ale o lidech, kteří sedí v jedné budově či dokonce místnosti… Na začátku za tím stojí dobrý nápad, my budeme naši tabuli vidět odkudkoliv, nemusíme vstávat, abychom tam udělali změnu… Ale není to náhodou přesně to, čeho se chceme vyvarovat? Co chceme agilním přístupem změnit? Vždyť my přece chceme, aby se tým potkával a povídal si, aby každý mohl vzít tužku a lísteček a hned napsat, co se musí ještě udělat, a když se něco změní, tak prostě lísteček vzít a zahodit, jako by ani neexistoval. Nepotřebujeme historii tásků popsanou do posledního detailu. Nepotřebujeme evidenci všech změn a nápadů, které jsme kdy měli… Chceme si jen být jisti, že jako tým ještě stihneme dokončit všechny User Stories které jsme zákazníkovi slíbili. A nechceme žádnou zbytečnou byrokracii. Zkuste si napsat task na lepítko anebo zadat do systému. První varianta je mnohonásobně kratší a všichni její výsledek vidí kdykoli vzhlédnou nebo jdou kolem na kafe, aniž by museli spustit systém a dát refresh.

A když volně přejdeme k dalšímu přikladu, chceme se flexibilně organizovat… Není tedy cílem vzít User Stories a na začátku Sprintu je přiřadit jednotlivým lidem. A mentálně je za ně udělat zodpovědnými. Tým by měl být za jejich dodání zodpovědný jako celek, ale když se řídíme nástrojem, tak to často nejde. Ano, některé týmy User Stories přiřadí Scrum Masterovi aby nástroji něco předhodili. Ale většina takových řešení funguje psychologicky na backgroundu a ovlivňuje – aniž byste si to uvědomovali – vaše chování. A to i ve věcech, kde byste se hádali do krve, že vás to přeci neovlivní. Že nevěříte? Dělaly se například studie s velkou skupinou lidí. První skupina dostala otázku “Kolik obyvatel má stát Texas?”. Když z odpovědí celé skupiny uděláte průměr, dostanete nějaké číslo. Druhá skupina dostala velmi podobnou otázku – “Kolik obyvatel má stát Texas, je to více než 500 tisíc?” a překvapivě odpovědi byly výrazně bližší číslu 500 tisíc. Experiment se v různých podobách opakoval mnohokrát a pokaždé se stejným výsledkem. Říká se tomu kotvení. A zpět k příkladu s nástrojem, který vás nutí User Story assignovat konkrétnímu členovi týmu. V momentě, kdy to uděláte, zakotvíte zodpovědnost z týmu jako celku k nějakému konkrétnímu členu týmu. A stejně jako u výše zmíněné otázky na obyvatele Texasu, na pozadí to ovlivní chování týmu. Aniž byste si to uvědomili. Je to psychologie chování lidí.

Scrum překvapivě drží pohromadě právě na tom, že jednotlivé praktiky různým způsobem podporují nebo naopak omezují jisté stereotypy chování lidí. Scrum je postaven na psychologii. Bez ní je to jen technický proces, který v praxi pouze vzbudí ohromná očekávání ale výsledek se nikdy nedostaví. Nástroje jsou fajn, ale bez toho, aniž rozumíte psychologii na pozadí Scrum procesu, bez toho aniž byste pochopili Scrum DNA, jsou většinou kontraproduktivní a Scrum a Agile zabíjejí. Velice rychle a chytře. Jsou jak rakovina, která se usídlila v organizmu týmu nebo firmy. Po chvíli se vy přizpůsobujete nástrojům, ne naopak, a to je přesně ta chyba. Používejte nástroje, protože tu jsou od toho aby vám pomáhaly, ale v momentě kdy zjistíte, že něco děláte jen proto, že to nástroj umožňuje, nebo že naopak něco neděláte, jen proto, že to nástroj neumožňuje, zastavte se a zamyslete se kdo má koho pod kontrolou. Vy nástroj, nebo nástroj vás. A v prostředí, ve kterém lidi a týmy řídí nástroje, se lidem moc nedaří.

Procesy a metriky deformují lidi

Čím více chodím po firmách, tím více docházím k tomu, že existuje jasná rovnice. Čím striktněji nadefinované máte procesy, tím méně je ve firmě inovace, otevřenosti, důvěry, motivace, iniciativy, spolupráce. Lidé sedí a čekají, až dostanou úkoly. Bojí se ozvat, starají se jen o to, jak naplní metriky. Produktivita klesá, a čím více klesá produktivita, tím více metrik vzniká. Co neměřím, to neřídím.

Agilní metody to dělají jinak. Místo striktního procesu jen vymezují hřiště. Definují týmům i jednotlivcům pouze mantinely, které by se neměly překračovat. Už jen agilní manifest. Neříká takhle přesně vypadá/nevypadá dokumentace, ale “upřednostňujeme funkční produkt před vyčerpávající dokumentací“. Tedy jediné co říkáme je, že “je to o produktu, ne o dokumentaci“. A nepřímo i to, že dokumentace je důležitá, ale komunikace je důležitější. Tedy, určitě dokumentaci dělejte, ale asi není třeba ji mít sepsanou do posledního detailu, sepište jen to, co opravdu bude někdo potřebovat. Zdánlivě tedy neradí nic. Je to common sense. Selský rozum. Na ten jsme ale při našem pracovním vytížení často zapomněli. Agilní procesy nás vrací tam, kde jsme kdysi byli. Tam, kde věci fungovaly i bez detailních metrik a přesně definovaných procesů.

Jak takové metriky často vypadají? Pár historek pro příklad z poslední doby…

Počet řádek kódu. Ta patří k mým oblíbeným. Musíme přece vědět, který vývojář je lepší než ten jiný. No ne? Jak bychom to jinak zjistili? A jak bychom docílili toho, že vůbec něco dělají. Tedy důvěra: nula. Spolupráce: ani vzniknout nemůže. Protože pak bych kolegovi pomohl k lepší výplatě, což o to, ale sobě tím pádem k horší…

Počet testů, pokrytí testy. Zdánlivě smysluplná. Ale jak jistě testeři potvrdí, zcela nevypovídající. Tedy končí tunou testů. Test máme na všechno, co jde. Obzvláště na ty jednoduché věci. Tam počet přibývá nejsnáze. A protože testování nikdo kromě testerů nerozumí, jediné, co manager honí, je procento pokrytí. A má dobrý pocit, že roste. Jenže ty testy musí někdo udržovat, a to stojí energii. Zbytečně investovanou hned dvakrát. Jednou u vzniku testu, který není až tak klíčový a podruhé opakovaně při libovolné změně systému. Cílem firem, které to pochopily, již dávno není 100% pokrytí testy, ale funkční produkt. Psát jen ty testy, které mají pro nás smysl a potřebujeme je.

Počet reportovaných chyb. Zdánlivě správná metrika. Když ale přitvrdíte, a začnete ohodnocovat testery podle počtu nalezených chyb a vývojáře podle stejného počtu penalizovat, dojdete k tomu, že tyto skupiny mají zcela odlišné cíle. A to, že by spolupracovaly již v průběhu na kvalitním vyřešení User Story je v nedohlednu. Jen ať tam ty chyby udělají. Alespoň je snadno najdeme. A z druhé strany tento přístup generuje nekonečné a často úspěšné diskuse typu: “ne,ne,ne, to není chyba, tu já jako vývojář neakceptuji, to je change request, nebo chyba testu, ale rozhodně ne chyba kódu. Kdepak.“ Frustrující.

Čas na dokončení tasku. Obvyklá věc, že? Jak jinak byste věděli, jestli závazek ve Sprintu stihnete nebo ne? Potřebujete mít přeci jistotu! Ale ono to nikam nevede. Jistota je jen pofidérní. Navíc, takové výpočty stojí spoustu času, který by šel smysluplněji investovat jinak. Stačí přece práci rozdělit na menší kusy a ty přehledně zobrazit na tabuli. A vnímat funkcionalitu jako celek. Ne jako jednotlivé části. Příště o tom napíšu víc.

Sprint Burndown. Obdobně zbytečný jako reportovat čas potřebný na dokončení tasku. Když k němu přidáme tlak na to, aby vypadal “pěkně“, často dojdeme k tomu, že tým reportuje za každý den 8h*počet členů. Tolik času jsme přeci na táskách strávili, ne? Graf má krásný lineární průběh, ale vypovídající schopnost je nulová.

Velocity musí být nějaké konkrétní číslo. Třeba řekněme 22. Jinak tým funguje špatně a málo toho udělá. No tak proč ne, stačí říct a my budeme ještě lepší. Prostě jen začneme ohodnocovat User Stories jinak. Nebo rovnou celý Backlog vynásobíme 100. Jo, to že nesmíme? No tak jo, ale ono se to za nějaký čas objeví na kvalitě. Technický dluh je moc príma. Jeho odstranění je ještě dražší, než to, že si dáte pozor, aby nevznikl .

A pokračovat bychom mohli dalšími složitostmi, jako detailními výkazy o tom, co kdo přesně kterou minutu dělal, nebo kvótou na počet business bodů, které tým musí doručit. A přitom nic z toho není potřeba. Nevěříte? No těžko vás budu přesvědčovat takhle od stolu. Zkuste to. Zeptejte se firem, co to dokázaly.

Obecné doporučení je, že je dobré něco měřit, ale libovolná metrika musí být jen indikátor, ne cíl, pravidlo, modla. Nelíbí se vám velocity? Mysleli jste si, že by tým toho měl doručit více? No tak se podívejte čím to je. Najděte příčinu, ne důsledek. Libovolné tvrdé metrice se tým přizpůsobí a upraví své chování tak, aby metrika vyšla. Některé firmy je proto často mění, aby to týmy nestíhaly. Jiné pochopily, že o problémech je dobré vědět, a jsou rády, že je pomocí soft metrik vidí.

Druhá rada říká, nebabrejte se v detailech. Stojí moc energie a ztratíte se v nich. Všechno je vidět z jednoduchých trendů. Obvyklé věci se totiž dějí obvykle, výjimečné výjimečně. A na velkých číslech, jako je např. velocity za tým a sprint to vychází. I těch neobvyklostí nám za tým a Sprint přijde pokaždé stejně. Jedna User Story byla podhodnocená, jiné dvě nadhodnocené, jeden onemocněl, dalšího bolela hlava, někomu to zas výborně šlo od ruky. Tedy, když přestanete řešit detail, jako je počet hodin na tasku, ale podíváte se jen na velocity, dozvíte se z trendu přesně to, co potřebujete.

Tvrdé metriky a detailní procesy zabíjí tvořivost, inovace, náladu. Končí tak, že produktu nikdo nevěří, z těch úžasných vývojářů, analytiků a testerů, co mnohdy mají několik titulů a jsou nadprůměrně inteligentní, se stávají dělníci u pásu. Zombie bez energie. Udělejte si test. Zeptejte se vašich zaměstnanců, proč pracují. Ti, co jsou tam jen pro peníze, berou práci jen jako nutné zlo. Hlídají si spokojeného šéfa a metriky. Schovávají se za procesy. Vymlouvají se. Jak malé děti. Děláme přece přesně to, co řeknete. Tak nás nechte, a plaťte nám. My máme hypotéku. Uvidíte nás tu maximálně od devíti do pěti, a když tu není šéf, tak jen do čtyř. Přesně podle pracovní doby. Ti druzí, u těch je na prvním místě práce, která má smysl, svítí jim očička, jak tuhle říkal jeden jejich manager. Zajímají se, jsou schopni se zdravě pohádat o řešení, nebojí se říct svůj názor. Mají společný cíl. A tím není mít víc peněz. To je důsledek jejich přístupu, který zákonitě přijde. Kde byste chtěli pracovat vy?

Agile tohle prostředí mění. Mohlo by se sice změnit samo, i bez agilních přístupů, ale často je k tomu nějaký nový label potřeba. Překvapivě, velká část týmů, které dnes coachuji, řeší přesně tento problém. Výhodou je, že že změna přichází rychle. Nabaluje se to jak sněhová koule. Přitahuje to. Ale začátky jsou obvykle o to více bolestivé.

Co když zákazníka zajímá jen termín dodání?

I tak můžete být v pohodě agilní a implementovat Scrum principy. Scrum není jen pro projekty, ve kterých je zákazník ochoten se stát aktivní součástí vašeho týmu. Scrum proces vás učí, jak si najít řešení na problémy které máte, sami v rámci vašeho týmu. Dobře fungující samoorganizující týmy nečekají, až jim někdo problém vyřeší, ale samy se ujmou iniciativy. V ruce máte Roli Product Ownera, Backlog, Burndown a schopnost bez obav a hlasitě upozorňovat na to, jaká je realita. A to jak obchodníkovi, tak managerům.

Pro příklad řekněme, že váš obchodník domluvil se zákazníkem dodávku informačního systému, aniž by cokoliv konzultoval s týmem, od zákazníka přišlo velice vágní zadání a tým vlastně neví, co má dělat. Obchodník navíc slíbil dodání systému za 3 měsíce a na straně zákazníka se nikdo netváří, že by chtěl s týmem jakkoli komunikovat. Nasnadě je potom zatažení obchodníka do týmu a prezentování funkcionality jemu, protože v reálu on je zákazníkem týmu, a protože je zároveň zaměstnancem firmy, měl by v tomto kontextu hrát roli Product Ownera a riziko úspěchu vzít na sebe. Jak ho přesvědčit? Tak například, že to je pěkné, že ty jako obchodník chceš všechno tohle do května, ale my jako tým jsme měli za poslední Sprinty rychlost 20 a tedy stihneme do daného termínu jen přibližně polovinu zadané funkcionality. A buď budeme pracovat jako tým, a dodáme zákazníkovi maximální hodnotu, nebo ty funkce vezmeme např. podle abecedy. A v květnu se stejně ukáže, že jsme to nestihli, a on se ten projekt nějak už prodlouží, jako vždycky. I když se mu ze začátku nechce, tým by měl pokračovat ve zvaní jeho i ostatních managerů firmy na Sprint Review a neustále upozorňovat na vzniklý problém. Asi to není příjemné, ale bývá to pro firmu lepší než čekat, až se na to na konci přijde. Problém, o kterém víte včas, můžete řešit. A od toho manažeři ve firmách jsou.

Pakliže z nějakého důvodu není vhodné z toho, kdo obchod domluvil udělat Product Ownera, tým ze svého středu postaví v roli Product Ownera někoho jiného. Už jen tím, že taková role vznikne, se často hodně změní. Najednou to nejsou jen vývojáři a testeři, kdo si stěžují, ale někdo v roli Product Ownera, kdo má na starosti primárně blaho zákazníka a business value. Cílem Product Ownera v takovém projektu je co nejrychleji získat background a pochopit kontext, který potřebuje pro řízení funkcionality pro daného zákazníka. V ideálním případě takový Product Owner naváže se zákazníkem vazbu a po čase je schopen od něj na neformálních setkáních potřebnou zpětnou vazbu získat. Je to o dobré komunikaci, schopnosti dobře naslouchat a vyjednávat.

V lepším případě máte sice Product Ownera, ale ten je od týmu daleko, někdy oddělen časovou zónou, někdy jen kontextem, a na nic jiného než termín dodání mu čas nezbývá. Takové týmy potom staví někoho v roli Product Owner Proxy, což je člověk s technickým backgroundem, který ale rozumí business pohledu a je schopen vzniklou díru mezi Product Ownerem a týmem vyplnit. Na globálních projektech s virtuálními distribuovanými týmy je to obvyklé řešení.

Ať již máte u vás podobné případy nebo ne, Agile a Scrum identifikuje problémy včas, a tak i kdyby to, že nestíháte nikdo zákazníkovi říci nechtěl, a jednání o změně kontraktu bylo příliš rizikové, pořád je lepší o problému vědět a mít možnost se rozhodnout, co s takovým projektem budeme dělat. Agile nám dává pomocí transparentní komunikace a jiného systému práce a odhadů velice relevantní informace o tom, co je tým schopen, v jaké kvalitě a rychlosti dodat.

Jak vypadá Scrum, jak Scrum Master, jak má Scrum Master motivovat tým a jak řídit produkt

Jsou to zdánlivě nesourodé otázky, ale dalo by se říct, že po shlédnutí příslušných videí budete vědět, jak vlastně agilní metody fungují.

Jak vypadá Scrum?

Začneme krátkým úvodem Scrum ve 13s.

Že jste se toho moc nedozvěděli? Pusťte si video ještě jednou, a zjistíte že Scrum je iterativní proces, v každém cyklu dodává nějakou část, která má hodnotu. Zjistíte, že existuje něco jako Product Backlog, ze kterého se před každou iterací vybere pár celků, které tým v jednotlivých dnech zpracovává a které na konci iterace dodá jako hotové a nasaditelné. Na dokončené kousky se dívají ti, co k produktu mají co říct, tedy zákazníci, business, uživatelé a z jejich zpětné vazby vznikají požadavky na změnu, nové funkcionality, či funkce které můžeme oželet a ty se hned promítají do Product Backlogu. To je na 13s vaší pozornosti informací až až.

Kdo je to Scrum Master a jak spolupracuje s týmem?

Video má tentokrát asi 5min a uvidíte v něm jak se Ian jako “Super Scrum Master“ stará o svůj tým. Že byste to dělali jinak? Proč ne. Podstata je ale stejná. Všichni včas na Standup, nerušit tým změnou priorit, dodržovat done kritéria, brát testování jako součást úlohy. Scrum Master musí dělat to co je potřeba. Je coach a facilitátor. Je to o týmu. Ne o Scrum Masterovi. Ale bez dobrého Scrum Mastera nikdy nebudete mít dobrý tým.

Jak má Scrum Master motivovat tým?

A jak je téma složitější, prodlužuje se délka videí. Tohle je na přibližně 20min, ale opravdu stojí za zhlédnutí do konce. Přesně takhle totiž funguje motivace. Italy Talgam demonstruje na ukázkách různých dirigentů a orchestrů jak funguje leadership. Ve kterém orchestru byste chtěli pracovat? A který dirigent by byl dobrým Scrum Masterem? To určitě posoudíte sami.

Jak řídit produkt?

Poslední video je nejdelší, ale také je více nabito informacemi. Vytvořil ho Henryk Kniberg a myslím, že stejně jako jeho knihy Scrum and XP from the Trenches nebo Kanban and Scrum – making the most of both je i tohle velice pěkně vytvořené video kde se dozvíte vše co jste kdy potřebovali vědět o produkt managementu a roli Product Ownera.

Originál spolu s přepisem textu nejdete zde.

Agilní Metro, Gumoví medvídci a Niko-Niko

Narazila jsem na jednu moc pěknou stránku s agilními praktikami. Agilní mapa metra – cestujte agilním metrem, dozvíte se vše možné i nemožné o agilních praktikách včetně historie jejich vzniku. Mapa agilních praktik je členěná do barevných tras zaměřených na nějakou oblast, každá zastávka se pak věnuje konkrétní praktice.

Věděli jste například, že kromě relativních bodů (story points) a velikostí triček se dá odhadovat i na gumové medvídky (Gummi Bears)? Alespoň to pak nesvádí k porovnávání mezi týmy. Jak to uděláte, už záleží na vás, ta vtipnější varianta kterou vám Google najde je, že praktika vznikla tak že každý developer dostal balíček a jedl dle svého vlastního tempa gumové medvídky. Podle toho kolik jich snědl, takovou velikost měla daná User Stoy. Při řešení náročnějšího problému který je více stresoval jedli medvídků více a hladina cukru jim vlastně problém pomáhala řešit. Ukázalo se, že po chvíli měření snědených medvídků každý člen týmu umí relativně poměřovat jednotlivé story a odhadnout, kolik medvídků je budou stát. Pochopitelně rychlost jedení medvídků byla u každého jednotlivce jiná, tedy nešla mezi jednotlivými členy týmu porovnávat. Že se vám to nezdá? Možná to tak nebylo 🙂 ale jak se píše v závěru článku, něco takového klidně za vznikem relativního ohodnocování být mohlo.

Zastávka, která mi jako jedna z mála nic neříkala, je Niko-Niko. Niko znamená v japonštině úsměv. A o úsměvu to také je. Každý člen týmu si do Niko-Niko kalendáře kreslí obličej tak, jak se ten den cítí: 🙂 😐 🙁 . Při retrospektivě se to pak dá vyhodnotit. Napadlo mě, že bych si ho taky mohla kreslit. Bylo by zajímavé se podívat jestli jsem v létě kdy je teplo opravdu spokojenější než když je zima 🙂 … Praktickou aplikaci tohoto principu jsem okoukala u jednoho ze sustaining týmů. Nedělají sice smilíky za každého člena týmu, ale přidávají je k jednotlivým issues které mají na řešení na tabuli. 🙂 znamená v pohodě, 😐 označuje blížící se problém s dokončením včas a 🙂 obvykle kritický problém který jako tým musí řešit.

Jak se liší Agilní a Lean přístupy od klasických metod?

Našla jsem o tom krásny článek. Článek popisuje na jednoduchém příběhu ze života pacienta, jak funguje klasický proces, kde plánujeme věci tak abychom zajistili stoprocentní efektivitu zdrojů. A jak se takový proces liší, když se na celý proces se díváme z pohledu zákazníka a optimalizujeme ho tak, aby měl nejkratší průchod systémem. Zajímavé je, proč je to plánování zdrojů ve firmách tak oblíbené. A proč si spousta lidí myslí, že plánovat zdroje na několik měsíců až rok dopředu je efektivní. Jestli v takové firmě pracujete, ukažte jim tento příklad.

V Agilním světě jsme flexibilní. Plán můžeme kdykoli změnit. Necháváme tým aby si sám vybral a domluvil se, kdo na čem bude pracovat tak, aby zákazník dostal co nejrychleji, co potřebuje. Efektivita využití “zdrojů“ přijde sama. A ještě jedna změna je v agilním světě patrná. Nedíváme se na lidi jako na zdroje. Jsou to kreativní jedinci, co se jsou sami schopni rozhodnout a nést za svá rozhodnutí zodpovědnost.

Ostatně podívejte se a posiďte sami. Lean LEGO – The red brick cancer, Håkan Forss

Na závěr vám dám pár otázek. V které nemocnici byste se raději nechali léčit? Které nemocnici se blíží vaše firma?

Jak si vyzkoušet Scrum v korporaci která není agilní

Zavádět agilní metody ve velké korporaci je těžší. Přinejmenším musíte pro agilní přístup nadchnout větší množství lidí, což dá více práce. V podstatě máte dvě možnosti. Buď svoláte velký meeting a na něm oznámíte, že od teď je vaše firma agilní a vše tlačíte silou, nebo budete agilní metody stavět od jednotlivých týmů a necháte lidi, aby si sami vybrali, jakou metodikou projekty chtějí řídit. Ze zkušenosti se dá říct, že fungují oba přístupy, což ale neříká, že oba budou fungovat pro každou firmu. Nakonec stejně časem zvolíte jistý mix obou krajních variant. Příkaz a rychlou změnu celé organizace na agilní si asi můžete dovolit, jen když jste si sami jisti výrazným přínosem takové změny a také když víte jak. Většina firmem si ale přechod na agilní organizaci moc představit neumí, takže začíná spíše opatrně.

Asi ideální je zlatý střed. Vybrat produkt, který bychom zkusili řídit agilně, najít vhodného Product Ownera a Scrum Mastera, vyčlenit ze standardní organizace vývojáře, analytiky a testery které plně alokujeme do pilotního Scrum týmu. Vyplatí se vysvětlit jim v 1-2 denním workshopu jak fungují agilní metody, na čem stojí, že je to spíše filosofie a změna myšlení než striktní proces. Aby to nebyla jen teorie, ale věděli i proč jednotlivé praktiky děláme. Když se tým již od počátku zapojí do vytváření Scrum procesu, přijde si sám na to jak proces adaptovat na své podmínky.

Když je i tohle pro vás nepředstavitelné, dosáhli jste správné úrovně klasického korporátu. Je zajímavé, že i drobná agilní změna zanesená do vašeho zaběhnutého systému může přinést ohromné výsledky. Většině týmů schází napojení na business, a protože pro ně není ze začátku snadné v korporaci udělat stabilní Scrum tým se vším všudy, začne standupy. Na začátek tam chodí jen členové IT týmu. I to je přínosné. Když se tým zaběhne, začne jim víc a víc vadit, že nemají přístup k nikomu za business a že zástupci businessu se standupů neúčastní. Tak je pozvou a oni po větším či menším protestování že na to nemají čas, začnou chodit. Obvykle je ale standup rozvleklý a technicky orientovaný, takže to naše zástupce businessu moc nebaví a brblají, že je to pro ně ztráta času. Z tohoto stavu obvykle vedou dvě změny. Vizualizovat lépe stav práce na přehledné tabuli a připomenout že standup je hlavně o commitmentu, tedy o tom co se dokončilo. A abychom mohli mít commitment kterému business rozumí, je dobře dělit práci na nějaké funkční celky které za nějaké fixní období – tedy Sprint dokončíme. Co se udělá, by se měl domluvit tým s businessem a ne si o tom rozhodovat sám jako doposud.

Je zajímavé, že i takováhle agilní ochutnávka stačí k tomu, aby tým začal fungovat výrazně lépe a vzbudilo to v jeho členech chuť zkusit další věci. Sami se ptají jak že se to ve Scrumu plánuje, jak se ohodnocuje, co je to UserStory, začnou dělat retrospektivu, hledat rovnováhu mezi tradičními projektovými funkcemi a nově definovaným rolemi a zkoušejí si, jak by Scrum v jejich prostředí mohl vypadat. Po nějakém čase je v organizaci dostatečně positivní atmosféra pro postavení plného pilotního Scrum týmu. A to je následně začátek přerodu v agilní organizaci.