spoluprace | Zuzi's Blog o Agilu a Scrumu

Týmová spolupráce vs. skupina jednotlivců

Jedním ze základních pilířů agilního fungování je tým. Na rozdíl od skupiny jednotlivců má takový tým společný cíl a dělá všechno proto, aby ho dosáhl. Skupina jednotlivců pracuje samostatně a hlavním úkolem je dobrá koordinace mezi nimi. Rozdají si úkoly a ty pak synchronizují. Každý ví, co je jeho práce, a moc se nestará o to co dělají ostatní. Ostatně to, co dělají ostatní není jeho práce.

Vznikají tak funkční sila, je to prostředí, které dobře funguje pro stabilní činnosti, které jsou naplánované dopředu. Je to prostředí, které nemá velkou zastupitelnost ani flexibilitu. Každý si hledí svého. Funguje dobře, dokud se priority moc nemění a dokud je business stabilní. Není moc kreativní ani inovativní. Dobře vytrénovaní jednotlivci jsou rychlí. Dodávají úkol za úkolem. Ale moc nepřemýšlí, jestli existuje lepší řešení, ani jestli to celé dohromady dává smysl. Prostě dělají svoje úlohy a o víc se nestarají.

Týmy naopak dokážou rychle najít kreativní řešení komplexních problémů. Jsou inovativnější a flexibilnější. Mají cíl a za tím jdou. Ve Scrumu je takovým Sprint Goal, který definuje business hodnotu, které chceme společně dosáhnout. Chvíli to trvá, než takový tým postavíte. Potřebujete, aby se lidi navzájem poznali, věřili si navzájem, byli ochotni diskutovat různé názory, spolupracovali, pomáhali si a přebírali zodpovědnost za společný cíl, nejen svoji část.

Takže jak na tom jste vy?

Skupina jednotlivců – Tým

Delegujeme zodpovědnost a pracujeme samostatně – Spolupracujeme na řešení

Individuální vlastnictví úkolů – Společné vlastnictví úkolů

Každý má vlastní cíl – Společný cíl

Jasně definovaný leader – Každý je leaderem v učité situaci

Fokus na efektivitu meetingů – Fokus na kvalitní diskusi a různé názory

Měříme efektivitu jednotlivců – Měříme dodanou hodnotu

Nástroje

Pořád se někdo ptá, jaké nástroje má používat. A když řeknu, že o nástrojích to není, že důležitější je porozumět tomu, jak chceme pracovat, moc nadšení tím nezískám. Tak jsem si říkala, že zkusím tedy doporučit, jak začít. To, co pomohlo mně, tedy používat zdi jako pracovní plochy. V takové firmě to žije, zdi jsou pokreslené návrhy, plné lístečků, a lidi se kolem nich shlukují a diskutují. Nic jiného přeci pro práci ve Scrumu nepotřebujete. Když se jdu podívat do agilních firem, přesně tohle potkávám. Je to flexibilní, viditelné pořád a pro všechny. Žádné restrikce, žádná daná pravidla. Tým si sám určí, co a jak potřebuje vidět. Ale jak asi tušíte, ani s tímto doporučením nikdy moc nadšení nezískám. Musí přeci existovat agilní nástroj, že… v dnešní době používat papírové lístečky je přeci zastaralé… Možná zastaralé, ale funkční. Takhle třeba vypadá office Meno Innovations. Velice zajímavá agilní firma, kterou jsem měla příležitost loni v létě navštívit.

Collaboration space at Menlo Innovations

Nicméně svět se mění a jednu z mála užitečných věcí co nám rok 2020 přinesl, jsou virtuální plochy jako je Mural a Miro. Asi tady byly i dříve, ale klasické organizace je nehledaly, a ty agilní upřednostňovaly výše zmíněné zdi. Takže když už jste v té nepříjemné situaci, že máte virtuální tým a hledáte, jak byste jako tým mohli i ve virtuálním světě spolupracovat, doporučím vám Mural. Je jednodušší než Miro, a tak se ho lidi snáze naučí. Je flexibilní a můžete v něm dělat úplně cokoliv od Backlog Refinementu po Retrospektivu. A na závěr rada, nehledejte žádné složité šablony. V jednoduchosti je síla. Čím bližší to bude zdi s lístečky tím lépe. Kreativitě se meze nekladou.

Mural board collaboration

Chcete se jít podívat do Agilní firmy?

Tak pro vás mám návrh na výlet :). Pořád se mě na to někdo ptá, kam se máme jít podívat? Ono to hodně záleží, co chcete vidět, že. Ale mě se teď naposledy líbilo v této firmě v Ho Chi Minh City ve Vietnamu. Vietnam je krásná země s výborným jídlem, příjemnými lidi a zajímavou krajinou, takže můžete spojit výlet s trochou pracovní inspirace. Firma, ve které jsem se byla podívat se jmenuje Axon Active a dělají software na zakázku. Typická service organizace, o které mi zase v Indii kam teď mířím budou říkat, že agilní být z definice nemůže.

2018-08-17-10-13-16 Každý tým je jiný, má vlastní styl práce a svoje vlastní hravé detaily, je také vidět, jak se od sebe různě inspirovali. Jak spolupracují. Asi nejlepší bylo vidět několik Product Ownerů co na týden až dva přijeli, aby byli s týmem, jak sedí v týmovém prostoru a společně řeší věci.

Je to takový collaborative space. Flexibilní uspořádání, které jim umožňuje týmy dynamicky rozšiřovat a růst jako firma. Všude po stěnách je vidět spousta aktivit. Teaching club, kde si můžete zkusit něco vysvětlit, knihovnu s knihami, které si vozí v kufru z Evropy, protože ve Vietnamu nejdou snadno koupit, pravidelnými agilními snídaněmi, tabulí s Kudo kartičkami, a tak bych mohla pokračovat. Ono se to nedá změřit. Je to o tom, co na vás dýchne ze vzduchu, když tam přijdete. Fotky z akcí, jména týmů, dekorace. Není to konkrétní seznam. Je to kultura a hodnoty. Určitě byste našli spoustu antipaternů, ale já v reálu myslím, že o to nejde. Je to o energii, kterou z prostředí cítíte. A jestli je pro vás výlet moc daleko, tak tady je pár fotek.

Agilní leader a jeho kompetence

Jak již jsem psala, Agilní Leadership se stává stále častěji skloňovaným termínem. S tím jak si firmy uvědomují, že klíčem k celkovému úspěchu firmy je podpora moderního Leadershipu a rozvoj leaderů v rámci celé organizace, tak začíná další fáze Agilní transformace, která už nemá nic společného s IT, ale s managementem, kulturou a celkovým fungováním organizace.

Jak tedy budovat moderní Agilní Leadership a jaké vlastnosti by tedy moderní Agilní Leader v Agilní organizaci měl mít?

“Agilní Leadeři mají čtyřmi základní kompetence – schopnost definovat vizi, motivovat, získávat zpětnou vazbu a implementovat změnu.”

Schopnost formulovat vizi je motorem změny i motivace. Vize není nutně spojená s produktem a businessem, ale měla by být zaměřená i na organizaci jako takovou. Čeho chceme dosáhnout, proč, co nám to přinese na úrovni organizace? Kam směřijeme, kdo jsme. A také často kdo nejsme. Dobrá vize definuje identitu organizace a lidi spojuje a směřuje. Dobrá vize je takovým “vyšším smyslem” existence celé organizace.

Druhou kompetencí je schopnost motivovat a dodávat energii. Je to kompetence úzce spojená s vizí. Když máte dobrou vizi, motivuje sama o sobě. Agilní leadership hodně staví na takzvané vnitřní motivaci, na posílení autonomie jednotlivců a týmů, na self-organizaci, prostředí a kultuře. Daleko méně důležité jsou takzvané vnější motivátory jako jsou pozice, hierarchie, platy, nebo odměny ať už v jakékoli podobě.

Třetí ze základních kompetencí Agilního leadera je zpětná vazba. Zpětná vazba je pro Agilní organizaci součástí DNA. Umění získat zpětnou vazbu na úrovni systému jako takového je pro leadery kritické. Není to jen o tom umět zpětnou vazbu dát, ale i o tom být schopen ji vnímat sám na sobě.

Poslední základní kompetencí Agilního leaders je umění ovlivňovat. Změnit věci, lidi a jejich chování, podpořit a upevnit vznikající kulturu. Agilní leadership začíná změnou sama sebe, svého uvažování, hodnot a chování, svého stylu práce. Druhý bod je změnit to, jak ovlivňuji lidi kolem sebe, jaké s nimi mám interakce, jak je dokážu nadchnout, aby se stali týmem a všichni táhli za jeden provaz a stávali se sami leadery. Třetím elementem je změna na úrovni systému, změna celé organizace a její kultury. Ale tím se ze začátku nemusíte až tak trápit. Kultura firmy bude vaši vnitřní změnu následovat.

Agile Leadership Wheel

Kromě již zmíněných základních kompetencí je Agilní leadership o schopnosti identifikovat, kdy je vhodnější se rozhodnout a kdy lze rozhodnutí či na věcech spolupracovat s ostatními, jak spolupráci udělat efektivní a smysluplnou, jak zapojit ostatní, aby přicházeli s dobrými nápady a sami za jejich implementaci přebírali zodpovědnost a jak si pohlídat že takové týmy táhnou za jeden provaz. Současně se musí umět rozhodnout kdy chce být nezávislým facilitátorem a kdy coachem. Nemluvíme tu ani tak o coachingu jednotlivců, který samozřejmě také může být užitečný, ale o coachingu celého systému – tedy týmů a organizace jako celku. Výborní Agilní leadeři se Agilními leadery nenarodili, ale neustále hledají cesty, jak se stát lepšími a jak výše zmíněné kompetence získat a posílit.

Chcete vědět více? Na Agilní Leadership a roli Agilního Leadera se zaměřuje Certified Agile Leadership kurz.

Scrum pro distribuované týmy

Častou otázkou bývá, co s distribuovanými týmy. Takže začněme od začátku. Scrum funguje výborně pro co-lokované týmy. Tedy lidi, kteří sedí na jednom místě a spolupracují. Mají jeden cíl, pomáhají si. Jsou u sebe, a tak je snadné spolupracovat. Nemusí si plánovat žádný meeting, ani si posílat emaily. Prostě se zeptají přímo a hned, jak je to potřeba. Jen v takovém prostředí dokážete vytvořit plnohodnotný cross-functional, self-organised a high-performing tým.

Takže tohle by měl být váš cíl. Někdy je to snadné, stačí lidi přestěhovat v rámci budovy a oddělení, jindy musíte nejdříve investovat do předání zkušeností a znalostí. To nastává např. v případě, kdy máte historicky tým frontend developerů v Praze a backendisty v Brně, nebo třeba experty na systém A v Košicích a Systém B v Bratislavě. Potom je nasnadě vytvoření dočasného distribuovaného týmu. Takový tým je na více lokacích, ale primárním cílem je naučit se od sebe tolik, aby výhledově mohli udělat co-lokované cross-functional týmy na jednom místě. To může trvat třeba půl roku, nebo rok. Ale dlouhodobě to je vyčerpávající. Jak takový distribuovaný tým udělat funkční? To je v dnešní době internetu snadné. Nejúspěšnější je postavit do každé lokace velkou obrazovku, web kameru a celý den mít živou session tak, aby se všichni viděli a slyšeli. Je to asi to jediné, co opravdu funguje. Zároveň je dobré se pokusit naplánovat pravidelná setkání celého týmu, a to nejen na společnou Retrospektivu ale i nějakou zábavu. Klíčem úspěchu je z emailové adresy udělat člověka. Vytvořit vztah. Znát se a být týmem, který drží při sobě.

Druhým dočasným řešením je nedělat distribuované týmy, ale dočasně členy týmů relokovat, aby se naučili to, co potřebují znát pro vytvoření co-lokovaného týmu a předali si zkušenosti a znalosti. To se používá často při mergích nebo v prostředích mergům podobným, kdy část systému je řešena v Německu, část v USA a část v Indii a vzhledem k časovým zónám by spolupráce popsaná výše fungovala jen těžko. Členové týmu se na několik týdnů stanou součástí jiného týmu, a když se zaučí, vrátí se zpět a postaví cross-functional tým na jednom místě.

Samozřejmě existují i výjimečné týmy, které měly na různých kontinentech po jednom členovi týmu a i tak fungovaly výborně. I tak můžete uspět. Je to jen o vás. Ti, o kterých vím, že v takovémto prostředí uspěli, se domluvili, že budou mít flexibilní pracovní dobu. Někdy budou pracovat brzo ráno, někdy začnou odpoledne, jindy ráno, v poledne si vezmou volno a pak zase večer. Tak, jak to tým zrovna potřebuje a oni můžou. Druhou částí dohody bylo, že kdykoliv pracují mají sluchátka a mikrofon a běžící audio session, aby spolu mohli v reálném čase mluvit.

Že se vám to nezdá snadné? Není. Proto Scrum doporučuje co-lokované týmy. A když už trváte na distribuovanosti, tady je pár tipů, které distribuovanost ve velkých korporacích pomohly úspěšně zvládnout. Rozhodnutí, jestli chcete být úspěšní v dnešním měnícím se světě je na vás. Svět ale nepočká. Když se do toho dáte dneska, možná to bude bolet, ale za rok z vás bude úplně jiná firma s daleko širšími možnostmi jak dosáhnout cíle a úspěchu 🙂

Spolupráce dělá lepší organizace

Myslím, že jen málo z vás navštívilo Agile2015 konferenci ve Washingtonu a slyšelo tak keynote – James Tamm “Want Better Collaboration? Don’t be so Defensive!”. Myslím, že to byla jedna z nejzajímavějších přednášek, co jsem za poslední dobu slyšela. O čem mluvil? Vysvětloval, že existují dva typy organizací – červená a zelená. Červená je zaměřená na individuální výkon a soutěživost, zatímco zelená je o spolupráci.

Asi žádná organizace není čistě červená či zelená, ale ty zelenější jsou úspěšnější, a to řádově. Nechci vás ochudit o překvapení, ale podle zdrojů které James uváděl, jsou organizace, kde hlavními hodnotami jsou spolupráce, důvěra, otevřenost, ochota vzít na sebe riziko a zodpovědnost, vzájemná pomoc a optimismus výrazně úspěšnější jak co se týče zisku, tak ceně akcií, tak růstově.

Co takovou organizaci tedy dělá zelenější?

Úmysl spolupracovat
Pravdomluvnost
Vlastní zodpovědnost
Uvědomění si vlastních kvalit a nebýt defenzivní
Schopnost vyjednávat a řešit problémy

Překvapivě, spoustě organizací nechybí ochota spolupracovat, ale pouze to neumějí. A možná proto mám ráda Agile a Scrum, protože když se dobře aplikuje, Scrum vytváří přesně takovou ‘zelenější’ organizaci a celý Agilní coachig je jen o tom, že učíme lidi opravdu spolupracovat, řešit konflikty společně, bez toho, aniž by jeden druhého zahnali do úzkých. Protože lidi, kteří jsou zahnáni do kouta, jsou defenzivní a místo spolupráce a ‘zeleného‘ chování je u nich vidět bojovnost, předstírání a pomlouvání ostatních. A jestli si myslíte, že se vás to netýká, poslechněte si jeho přednášku. Opravdu stojí za to.