Komunikace v týmu – osmotická komunikace

Angličtina má pěkný výraz na vnímání komunikace na pozadí – Osmotic communication. Je to velmi efektivní způsob jak udržet všechny v obraze co se děje, a jak zajistit aby si vzájemně nabízeli radu bez formálního požadavku. Je to způsob, jak se informace šíří samy na pozadí a lidé si z nich zapamatují jen to co je pro ně důležité bez toho aniž by nad tím přemýšleli a informace analyzovali. Časté řešení – globální openspace zajistí maximálně to, že lidé přestanou vnímat co se kolem nich děje. Stanou se imunní k hluku kolem, neboť se jich většinou vůbec netýká.

Posaďte tým pokud možno do jedné místnosti. Nechte sedět vedle sebe lidi, co spolu pracují. Samozřejmě každý se nerad stěhuje jinam, všichni si už nějak zvykli tam, kde jsou. Ale žádným formálním meetingem nedocílíte efektu toho, že lidé spolu soustavně mluví a poslouchají, co se kolem nich odehrává. To co se děje kolem, se týká do jisté míry všech. A zeptat se nahlas „Nevíte někdo jak na to…?” je o mnoho jednodušší než obejít několik spolupracovníků sedících z historických důvodů kdoví kde ve firmě. Navíc často vám pomůže ten, od kterého byste to ani nečekali.

Jen tak že dáte lidi dohromady, se z nich opravdu stane tým.

Jak z individualit udělat tým

Také se Vám už stalo, že máte skupinu vzájemně nekomunikujících jedinců a potřebujete, aby se z nich stal tým v pravém slova smyslu, aby spolupracovali, radili si a učili se jeden od druhého? Metod jak toho docílit je mnoho, určitě pomůže team building a jiné společné aktivity, či firemní kultura. Jednou z technik jak stmelit skupinu lidí dohromady a udělat z nich tým je Scrum či Stand-up meeting.

Podstata je velmi jednoduchá. Zorganizujte pro svůj tým každodenní pravidelný meeting. Scrum (Stand-up meeting). Meeting musí být krátký, každý den ve stejný čas na stejném místě. Dost pomůže zvolit neformální prostor, klidně bez židlí, aby vše nutilo čas strávený Scrumem co nejvíce zkrátit. Udržte meeting na 5min maximálně 10min. Nikdy víc. Docházka musí být povinná pro všechny členy týmu, jinak to nebude fungovat. Můžete zvážit přítomnost zástupce z jiných týmů, se kterými máte spolupracovat.

Někde jsem se dočetla, že ideální je začít Scrum nějakým vtipem či historkou. Asi je to dobrá rada zvláště na začátek, ale v praxi je asi dost těžké mít na každý den něco nového. Ale i tak to stojí za zamyšlení. Pomůže Vám to odlehčit situaci a setkání udělat více společenské a ne pouze pracovní.

Takže přeskočme společenský aspekt a podívejme se na ten pracovní. Každý člen týmu by měl stručně nastínit, na čem pracoval včera a co bude dělat dnes. Součástí je samozřejmě i identifikace případných problémů s danou úlohou či žádost o radu od kolegů. Jedním z cílů takového meetingu je tedy vzájemná informovanost v rámci týmu o tom na čem kdo pracuje a prostor k větší kooperaci. Na začátku spolupráci budete muset pomoct, po čase bude stačit nechat lidi mluvit a sami si o radu řeknou či jí nabídnou. Mě se osvědčilo mít Scrum dopoledne, tak aby se všichni pokud možno sešli včas a začali pracovat.

Nezapomeňte využít času Scrumu pro propagaci úspěchů a to jak jednotlivců, tak projektu jako celek. Scrum by neměl být jen prostor pro řešení problémů. A na závěr, nezabíhejte do technických detailů. Pojmenujte problém, sestavte skupinu, co pomůže s jeho řešením a vraťte se k detailům po skončení Scrumu. Scrum musí být krátký a rychlý.

Proč něco měnit?

Tak samozřejmě důvodů může být hned několik. Začněme zvýšením efektivnosti. Nicméně s tím je úzce spojená firemní kultura, konkrétně týmová spolupráce. Jak přesvědčit své zaměstnance aby jednali jako tým a ne jako jednotlivci a individuality? Aby sdíleli informace, pomáhali si a učili se navzájem? Jak týmy nechat soutěžit ale přesto spolu spolupracovat? To je jen několik prvních otázek které člověka napadnou, když začne přemýšlet o efektivnosti.

Dalším z častých problémů je jak zajistit aby projekt byl dokončen včas. Podíváte-li se na svůj tým SW engineerů a designerů, kolik z nich umí odhadnout náročnost úlohy a v jaké granularitě a jak přesně? Kolik z nich úlohu nadhodnotí klidně na dvojnásobek, aby pak měli klid, a kolik z nich zapomene na polovinu aktivit, takže ve výsledku je práce ‚hotová‘ několik týdnů ale pořád se na ní ještě pracuje?

Agile a SCRUM jsou jen jedny z mnoha metod jak předcházet těmto problémům už v počátku jejich vzniku. Obsahují soubor metodik jak pracovat s lidmi na projektu jak je motivovat a zapojit do plánování projektu, jak docílit kvalitnějšího výstupu a jak zapojit zákazníka do vývojového procesu.