Retrospektiva #6 – Časová osa

Občas se vám stane, že tým řekne, že už si nepamatují všechno, co se dělo. V takovém případě můžete zkusit nakreslit časovou osu a nechat je na ni zapisovat události v průběhu Sprintu. Na začátku retrospektivy pak takovou časovou osu zrevidujete a necháte každého připomenout co se dělo když lísteček psal.

Výhody:

  • Na retrospektivě už se nemusíte zaobírat sběrem dat, a můžete se rovnou pustit do jejich analýzy a hledání zlepšení.

Příprava:

  • Připravte si nakreslenou časovou osu Sprintu a lístečky.

Tip:

  • Postarejte se, že na ose vznikne nějaký lísteček. Motivuje to tak ostatní, aby také něco přidali.
  • Na časové ose se nemusí objevovat jen seriózní věci, můžou tam být i drobnosti, které někoho pobavily, např. “Líbila se mi písnička, co Karel pustil“. A na to hned někdo může reagovat a nesouhlasit. “Písnička mě rušila, potřebuji klid na práci.“

Retrospektiva - casova osa

Retrospektiva #5 – Mad sad glad

Tahle retrospektiva se snaží podívat se na naše fungování přes pocity. Členové týmu popisují co je naštvalo, co je jim líto, a co je naopak super. Stejně jako v předchozích formátech můžete použít lístečky nebo jen nechat každého mluvit.

Výhody:

  • Tato forma retrospektivy otevírá perspektivu pocitů. Ne všechno je racionální a měřitelné a je dobré dát i pocitům prostor.

Nevýhoda:

  • Ne pro všechny je komfortní o pocitech mluvit.

Tip:

  • S lístečky to jde snáz, než když tým mluví.

Retrospektiva - mad-sad-glad

Retrospektiva #4 – Tři prasátka

“Tři malá prasátka“ je pohádka o prasátkách co šla na zkušenou. Když došla na palouček, rozhodla se, že si postaví domečky. První prasátko bylo líné a postavilo si domeček ze slámy, aby si rychle mohlo hrát. Druhé sice věnovalo stavbě domečku trochu více energie a rychle postavilo domeček z klacků a běželo si hrát. Třetí pracovalo pilně celý den, a postavilo si domeček z cihel. Příští den šel kolem vlk, přes slámu ucítil prasátko a už se těšil, že bude večeře. První domeček rozfoukal, prasátko se jen taktak stihlo schovat to domečku z hlíny, když tu vlk klacky jednou ranou rozbořil jen taktak že prasátka utekla do domečku z cihel. Když ho vlk nebyl schopen rozbořit, rozhodl se, že do něj vleze komínem. Na to ale prasátka byla připravená, zatopila pod kotlem a vlk spadl do hrnce s vařící vodou…

Tato retrospektiva používá příběh jako metaforu a nechá tým přirovnat jejich systém a fungování k domečku ze slámy, klacků a cihel.

Výhody:

  • Pohádka je zábavná, a podnítí kreativitu týmu.
  • Tento formát retrospektivy pomáhá týmu identifikovat dlouhodobější problémy se stabilitou, udržitelností a technickým dluhem.

Příprava:

  • Ne všichni pohádku znají, takže ji týmu nejprve budete muset vyprávět.

Tip:

  • Nakreslete domeček ze slámy, klacků a cihel. Můžete přidat i vlka jako hrozbu.
  • Nechte tým na lístečky vymyslet co jednotlivé věci pro ně znamenají.

Retrospektiva - tri prasatka

Retrospektiva #3 – Loď na moři

Když už vás klasické formáty retrospektivy nudí, zkuste něco hravějšího. Asi nejznámější je metafora lodi plující na moři, kde vítr do plachet znázorňuje to, co nám pomáhá, kotvy to co nás brzdí. A kreativitě se meze nekladou, takže můžete přidat skalnatý útes jako problémy, žraloky jako akutní rizika, sluníčko jako úspěch,… a tak bych mohla pokračovat.

Výhody:

  • Je to zábava, podporuje to kreativity týmu a přináší tak témata, která by se na běžných retrospektivách neobjevila.

Příprava:

  • Pro začínající týmy si obrázek připravte.

Tip:

  • Nechte tým ať si obrázek lodi sami navrhnou, bude je to tak víc bavit.
  • V online nástrojích je těžší kreslit, ale zase můžete připravit pár obrázků na začátek. Nejlepší ale je, když si členové týmu najdou své vlastní obrázky.

Retrospektiva - lod

Retrospektiva #2 – Hvězda

Dalším oblíbeným formátem retrospektivy je takzvaná hvězda, kde klasický formát dvou otázek rozšíříte na pět segmentů a necháte tým se na daný Sprint podívat z různých úhlů – co bychom měli začít dělat, co dělat více, v čem chceme pokračovat, co dělat méně, co přestat dělat. Tým své podněty píše na lístečky a přiřazuje je daným segmentům.

Výhody:

  • Tento formát retrospektivy rozšiřuje perspektivu, kterou se tým na sprint dívá a tým tak generuje více témat.
  • Je snazší zapojit celý tým, protože psaní je často snazší, než když má každý mluvit.
  • Většinou je to také rychlé.

Příprava:

  • Nakreslete hvězdu s výše zmíněnými segmenty na flipchart nebo Mural/Miro board.
  • Každý musí napsat alespoň jeden lísteček, aby se všichni zapojili, ale ideálně více.

Tip:

  • Po napsání lístečků s nápady nechte týmu chvilku čas na jejich přečtení a případné dotazy co tím kdo myslel.
  • Vidět svůj vlastní rukopis je super, takže by si každý měl lístečky psát sám.

Retrospektiva - hvezda

Retrospektiva #1 – Plusy a minusy

Tento formát retrospektivy je takový základ, kterým většina ScrumMasterů začíná. Každý člen týmu postupně řekne, co se mu líbí a mělo by se v tom pokračovat, a co se mu nelíbí, a bylo by potřeba změnit.

Výhody:

  • Je to jednoduchý formát.
  • Nepotřebujete žádnou přípravu.

Nevýhody:

  • Není snadné některé členy týmu rozmluvit.
  • Často sklouzne k tomu že všechno je ok a nic není špatně”.

Tip:

  • Pošlete dokola nějaký předmět, kterým si členové týmu můžou předávat slovo např. míček který ten kdo domluvil hodí dalšímu členovi týmu od kterého chce slyšet jeho názor. Zvýšíte tak pozornost a rozbijete očekávaná pořadí ve kterém lidi mluví.
  • V online světě nechte toho, kdo domluvil vybrat dalšího kdo mluví.
  • Neptejte se, co se jim líbí a nelíbí, ale v čem chtějí pokračovat a co změnit. Retrospektiva - plusy a minusy 

Jak hodnotit ScrumMastera

Jedna z takových častých otázek je, jak na Performance review ScrumMasterů. Já si myslím, že to je vlastně od samého základu špatná otázka. Agilní organizace totiž od takzvaných performance review upouští a nahrazují je tzv. peer review, tedy vlastně otevřenou zpětnou vazbu od kolegů. Když se bavíme o self-organized a self-managed týmech, role managerů v celkovém fungování organizací se umenšuje a přechází na týmy. Ale to je asi na jiný článek.  Cílem ScrumMasterů není týmu říct jak mají pracovat, nastavit iniciální proces a pak ho jen udržovat, což by šlo měřit a dát do cílů docela dobře, ale cílem ScrumMastera je neustále challengovat to jak pracují, pomáhat jim se zlepšovat, měnit a adaptovat na nové podněty a změny. To se ale špatně měří a tedy i hodnotí. Takže na co se máme zaměřit?

Jak tedy poznáme, že ScrumMaster funguje dobře? Často tak, že ho tým nepotřebuje a ScrumMaster má tak čas pomáhat organizaci na její agilní cestě. Umět postavit dobře fungujícího samoorganizovaný tým je totiž jenom začátek. Jeden agilní tým toho zas až tak moc nezmění. Abychom si rozuměli, jeden dobře fungující agilní tým má potenciál změnit životy jeho členů tak, že budou mít radost z dobře vykonané práce, budu mít dobrý pocit, že něco smysluplného vytvořili. Budou spokojeni a motivovaní a to je něco co stojí za trochu práce a energie. Dobře fungující tým bude mít také dobrý výsledek, budou dodávat hodnotu, mít spokojenější zákazníky. A to taky stojí za trochu práce a energie. Ale to je jen začátek fungování ScrumMastera v rámci #ScrumMasterWay  modelu – Můj tým, kde je zajímavé se dívat, jak se tým zlepšuje, začíná si věci řešit sám a čím dál tím méně spoléhá na ScrumMastera. Jinými slovy, jestli je self-organized, cross-functional, a v krátkých cyklech dodává hodnotu zákazníkovi. Je dobré si při tom uvědomit, že ScrumMaster rozhodně nemá na starosti updatovat žádné nástroje (Jira, …), ani reportovat status produktu (velocity, story points, …), ani řídit a organizovat ceremonie (tedy eventy).

Většina organizací ale nemá tak malé produkty, aby je stačilo dodávat jedním týmem a potřebuje spolupráci více týmů, aby dodalo reálnou hodnotu zákazníkům. Určitě musí jednotlivé týmy fungovat dobře, aby měly dobrý výsledek, ale to je jen začátek. Je vhodné ho neodbýt, protože když nepostavíte dobře fungující self-organized, ale hlavně cross-functional týmy, tak se většinou jejich spolupráce stává noční můrou a nefunguje ať děláte co děláte.

K tomu, aby jednotlivé týmy spolu dobře fungovaly, potřebujete ještě zajistit, že i spolupráce mezi těmi týmy funguje dobře, tedy že se nezastaví na úrovni jednoho týmu, ale že se společně zlepšují, posouvají, hledají nové cesty a adaptují. Takže ScrumMaster, který nastavil fungování na úrovní jednoho týmu, si vlastně uvolnil ruce pro práci na větším celku organizace a jeho cílem je nyní pomáhat více týmům se samoorganizovat, a najít si lepší cestu jak budou společně fungovat a dodávat produkty. Tedy mluvíme o fungování ScrumMastera v rámci #ScrumMasterWay  modelu – Vztahy, kde cílem ScrumMastera je podpořit spolupráci a samoorganizovanost tohoto většího ekosystému složeného z více spolupracujících týmů. Díváme se na to, jak se společně zlepšují, adaptují, přebírají zodpovědnost a vlastnictví. Tedy stávají se samoorganizovanými. Stejně jako v předchozím bodě je dobré si uvědomit, že ScrumMaster není jejich asistent, který má řešit závislosti mezi týmy (třeba na Scrum of Scrums, … ), ani dodávku produktu.

No jak asi tušíte, ten největší impact dosáhnete, když se posunete na úroveň organizace jako celku a pomůžete celé organizaci se zeštíhlit, descalovat, a pracovat jako spolupracující síť samo organizovaných týmů. Tedy mluvíme o fungování ScrumMastera v rámci #ScrumMasterWay  modelu – Celý Systém, kde cílem ScrumMastera je pomoci organizaci změnit kulturu, leadership styl, a celkové fungování. V jednoduchosti aplikovat business agility. A asi nemusím říkat, že to není o aplikaci žádných frameworků.

Abych se obloukem vrátila k původní otázce, tedy jak na hodnocení ScrumMastera. Prvním bodem je identifikace, na které úrovni #ScrumMasterWay modelu se ScrumMaster primárně pohybuje. Následně se zaměřte na to, jak pomáhá týmům a organizaci převzít zodpovědnost za samo(organizaci), jestli #ScrumMasterWay modelem roste od úrovně Můj tým, přes Vztahy, až po Celý systém, a jestli se zaměřuje na neustálé hledání lepší cesty.

ScrumMaster není asistent, procesní policie ani maminka. Je to kouč a leader který dokáže organizaci změnit. Ale o tom zase příště.

Scrum jen naoko

Jak se pozná opravdový Scrum od toho co je implementovaný jen naoko? Tak úplně první co slyšíte je výraz ‘ceremonie’. Řeknete si, no dobře, oni jen nevědí jak se to jmenuje, ale to nic neznamená. Jenže právě terminologie často poukazuje na hlubší nepochopení. V devadesáti procentech případů, když slyšíte termín ceremonie, tak jsou to zbytečné nesmyslné meetingy, které se dělají jen proto, že je někdo nakázal – ať už ScrumMaster nebo Scrum jako takový – tedy ve Scrumu to tak musí být. Ostatně když se podíváte na definici, dozvíte se něco o okázalém postupu podle předpisů. Takové ceremonie jsou nejen k ničemu, ale otravují prostředí, žerou energii a hlavně, vytváří obecnou nechuť ke Agilu, Scrumu a vůbec.

Když Scrum aplikujete správně, víte že to jsou eventy, tedy něco, co se děje, protože pro to existuje potřeba. Neříkáte tomu ani meetingy (ty jsou povětšinou nudné a nutné) ale je to takový happening. Mohli byste říct že je přeci jedno jak to nazýváte, a na jednu stranu je, ale na druhou název vždy ukazuje část vnímání. Dejte eventům smysl, najděte znovu jejich hodnotu a nikdo si na ně nebude stěžovat.

K tomu je ale několik pre-requisit. Za prvé, Scrum není proces jak micromanagovat (ani řídit) jednotlivce. Je postavený na spolupráci cross-functional týmu. A to bohužel ve většině organizací kde mají ceremonie chybí. Tedy abych byla specifická, když se na ně podíváte blíž, nejsou tým, tedy nespolupracují, nejsou cross-functional, tedy nedodávají hodnotu, jednotlivci pracují každý na svém úkolu, a mají rozdělené role. Narazíte tak na frontendisty, backenddisty, experty na systém X, na který nikdo jiný nesmí sáhnout (rozuměj máme to v kontraktu), a také na spoustu dependencí. A také na velice složitý proces v Jiře, a občas i několikastránkový diagram, kdo co dělá. Ne, opravdu Scrum není proces na zpracovávání ticketů. Ale to by vyžadovalo razantní změnu myšlení.

Klíčem opravdového Scrumu je tým, který v krátkých iteracích dodává hodnotu zákazníkům, získává zpětnou vazbu pomocí které se mění a iteruje produkt a své fungování. Scrum neoptimalizuje na rychlost, ale na řešení komplexních problémů, kde možností je mnoho a dopředu úplně přesně nevíme jaký směr zvolit. Je flexibilní ke změnám a dokáže se rychle adaptovat.

Takže jak od takového technického Scrumu naoko k tomu opravdovému?

  1. Definujte business hodnotu: Jakou máme vizi, čeho chceme dosáhnout a pro koho?
  2. Najděte Product Ownera, který rozumí businessu, hodnotu vnímá, a je schopen se rozhodnout co uděláme teď, a zbytek později, nebo nikdy. Tomu dejte zodpovědnost za úspěch – tedy nejen dodávku ale i návratnost (ROI) produktu.
  3. Postavte malé týmy, které dokáží hodnotu dodat end to end. Dejte jim autonomii se rozhodnout jak budou spolupracovat.
  4. Dejte jim ScrumMastera (coache, ne projektového managera) aby jim pomáhal hledat lepší cesty fungování.

A to je vlastně všechno. Není to složité, ale spousta organizací se takové změně brání. Agile přináší velkou změnu fungování. A taková změna je vždy těžká.

Konflikt je kořením dobré konverzace

Konflikty jsou mezi lidmi běžné. ScrumMasteři ale mají často pocit, že konflikty jsou něčím špatným, něčím, čemu je dobré se vyhnout. Když ale všichni se vším souhlasí, týmu chybí rozmanitost pohledů a kreativita. Na první pohled tým vypadá zdravě, ale obava z konfliktů jim neumožňuje věci rozebrat z více úhlů. Taková prostředí často postrádají energii a jsou v dlouhodobém horizontu méně úspěšná než ty, kde se konflikty objevují pravidelně.

Cílem ScrumMastera je postavit dobře fungující, self-organized nebo chcete-li self-managed tým. Schopnost konflikty zvládat je jednou z vlastností dobře fungujícího týmu. Diversita je klíčem úspěchu v komplexním světě. Takže co takový ScrumMaster potřebuje umět, aby tým na jejich cestě podpořil a nezašlápl je do stavu umělé harmonie, kde naoko všichni se vším souhlasí a nic nechallengují, ale tým se nerozvíjí a nezlepšuje? První co mi přišlo na mysl je facilitace, tedy „technika, která umožní dovést skupinu k cíli porady či složitého jednání navzdory úskalí neefektivní komunikace, nedorozumění a nejasností mezi účastníky.“ Jak facilitaci definuje asociace mediátorů. „Facilitátor je odborník na vedení procesu dorozumívání se, který zaměřuje energii účastníků na dané téma a volí metody jednání dle aktuální situace, vždy však tak, aby umožnil každému aktivně se zúčastnit a vyslovit svůj názor v bezpečné atmosféře. Zodpovídá za proces dorozumívání, nikoliv za výsledky řešení.“

Jednou ze základních vlastností facilitátora je neutralita. Facilitátor neurčuje o čem lidé mluví, ale jak o tom mluví. Stará se o prostředí, posiluje otevřenost a důvěru mezi lidmi. Umí diskusi rozproudit, nebo naopak pomoci skupině konvergovat k určitému konkrétnímu tématu. Facilitace není jen o nástrojích, ale o schopnosti vnímat energii a pomoci týmům vést efektivní dialog. Dialog, kde spolu lidé nejen souhlasí, ale často přicházejí i s opačnými názory. Nebojí se konfliktu a jsou ochotni nesouhlas vyslovit.

Four Player Model

Jeden z mých oblíbených konceptů, který při facilitaci dialogu používám, se jmenuje model čtyř hráčů (Four Player Model). Popisuje čtyři možnosti interakce mezi lidmi. První interakcí je takzvaný hybatel (Mover), tedy ten, co určí směr, přijde s novým nápadem, uvede věci do pohybu. Druhý typ interakce je následník (Follower), tedy ten, co následuje toho, kdo s nápadem přišel, souhlasí s ním a podporuje ho. Třetí interakcí je oponent (Opposer) který nesouhlasí a nápadu oponuje, zpochybňuje ho, klade otázky. Poslední interakce je takzvaný pozorovatel (Bystander) který se na věci dívá z nadhledu, dokáže udělat přehled možností a sumarizovat situaci, aniž by se k jedné myšlence přiklonil. Správně fungující tým potřebuje rovnováhu všech čtyř možností interakce a dobrý ScrumMaster by měl být schopen v týmu takové rovnováhy dosáhnout. Konflikt je kořením dobré konverzace. Bez něj je konverzace plochá, bez energie, bez kreativity a inovativní řešení nikdy nevzniknou. Ve světě, kde se očekává, že zaměstnanci budou slepě vykonávat příkazy a následovat procesy, se konflikt bere jako drzost a zbytečná neefektivita. V agilním světě, který staví na autonomii a spolupráci v rámci týmu je umění dialogu za použití všech čtyř interakcí nezbytné k úspěchu. Takže se konfliktů nebojte a naučte se je využívat ve prospěch týmu.

ScrumMaster není asistent týmu

Když se podíváte na inzeráty hledající ScrumMastery, bohužel až příliš často najdete popis role, která místo ScrumMastera hledá spíše asistenta týmu. O tom, jak hledat ScrumMastera jsem tu už psala, takže dnes se podíváme na příčinu takového nepochopení. Jak vám většina lidí řekne, ScrumMaster má odstraňovat překážky. A pod tím si bohužel většina těch, co Scrumu a roli ScrumMastera nerozumí, představí právě toho asistenta. Takže co ta věta, že ScrumMaster odstraňuje překážky vlastně znamená? Pro porozumění se musíme vrátit k hlavnímu smyslu existence ScrumMastera. Cílem ScrumMastera je stavět dobře fungující samoorganizované týmy. A jak to, že týmu budete dělat asistenta pomůže týmu stát se selforganized? Nojo, nijak. Takže o čem to odstraňování překážek vlastně je? Překvapivě ne o tom, že je nebudete odstraňovat sami, ale že pomůžete týmu, aby si uvědomili, že si je dokážou odstranit sami. Tým je zodpovědný za to, že se zorganizuje tak, aby maximalizovali hodnotu vzhledem ke Sprint Goalu, tedy vlastní celý proces, a do toho patří i to, že se postarají, aby překážky nějak odstranili. ScrumMaster tedy není asistentem, ale servant leaderem. Pomáhá týmu převzít za své věci zodpovědnost a vlastnictví a stát se tak lepším týmem. Je coachem, pomáhá týmu si uvědomit kde problém je a jaké vidí možnosti řešení. A je facilitátorem, pomáhá týmu identifikovat příčinu a nevysilovat se řešením symptomů. Takže jestli jste si právě uvědomili., že většinu problémů za tým řešíte vy, vězte, že jim tím děláte medvědí službu a bráníte jim v tom, aby se stali lepším high-performing self-organized týmem. Zůstanou zaseklí tam kde jsou, a jen s tím, jak jde čas si začnou stěžovat, že oni za nic nemůžou a že to ScrumMaster měl… Není to moc pěkný obrázek. Dobrá zpráva je, že změna je snadná. Vysvětlete týmu, že dělat jim asistentky není vaším cílem ani zodpovědností a začněte více coachovat a facilitovat. Staňte se Servant leaderem, který věci za tým nedělá ani nerozhoduje, ale namísto toho vytvoří takové prostředí, že si je dokážou vyřešit sami. Občas to bolí, ale přináší to výrazně lepší výsledky.