Svět se změnil. Může se nám to líbit nebo nemusí, ale v principu nám asi nezbude nic jiného než se té změně přizpůsobit. Spousta firem dneska mluví o tom, že se nebude vracet do kanceláří a nechá z větší či menší části virtuální fungování. A spoustě zaměstnanců se zpět do kanceláří ani nechce. Může tedy agilní tým fungovat ve virtuálním světě? No tak co by nemohl. Virtuálních týmu fungovala spousta i dříve, takže tomu vlastně vůbec nic nebrání. To jediné co je virtuálním světě horší, je udržovat dobré vztahy mezi lidmi. Spolupráce totiž nevzniká jenom tím, že někomu řekneme, že jsou tým, nebo že jim dáme nástroje, aby mohli spolupracovat. Je to hodně o důvěře mezi lidmi, je to o schopnosti komunikovat, být ochotni otevřeně řešit konflikty. A to se na dálku nedělá úplně dobře. Samozřejmě nástroje jako Zoom, kde se vidíte navzájem a můžete spolu mluvit jako byste seděli v jedné kanceláři, můžete se přesunout s libovolnou diskuzí do vedlejšího virtuálního prostoru stejně jako jste to dělali, když jste byli v officu, spolupráci pomáhají. Problém je, že čím déle budou týmy fungovat pouze ve virtuálním prostoru, tím méně se budou znát a to nemluvím jenom o těch, co nastoupili již za virtuálního světa, ale funguje tam takzvané sejde z očí, sejde z mysli. Přestanou chodit spolu na oběd, nezajdou občas na pivo, nebudou mít prostor si jen tak popovídat jako kolegové. A tak jak půjde čas, bude stále těžší a těžší otevírat složitá témata, řešit konflikty a říkat si věci tak jak jsou. Můžete namítnout, že ve virtuálním světě si můžete dát spolu kafe, drink, oběd. Ale asi budete souhlasit s tím, že to není ono. V podstatě by se dalo říct, že dnešní virtuální týmy jedou na dluh. A dříve či později je to doběhne. A to nemluvíme o tom, že by to nešlo. Šlo. Ale znamenalo by to proaktivně vztahy budovat.
Stejně jako v klasickém světě, i ve virtuálním světě máte v podstatě na výběr dvě možnosti. Buď pracovat jako jednotlivci, kteří si v nějaké podobě rozdají, nebo dostanou úkoly a pak na nich samostatně pracují. To ale nemá s týmovou spoluprací nic společného a je to čistě práce jednotlivců. Druhou možností je postavit dobře fungující silný tým, ale takový tým aby fungoval spolu, musí aktivně a intenzivně spolupracovat. Takové týmy měly často postavenou online session třeba na Zoomu nebo Google Hangoutu, kde spolupracovali v rámci celého dne, mluvili spolu, řešili věci dohromady, povídali si. A viděli se. A budovali tak vzájemnou důvěru, porozumění a vazby. Dnešní týmy často vizuál podceňují, říkají my si zavoláme, my si napíšeme, pošleme si message po Slacku. A nemám nic proti Slacku, nic proti telefonu, nic proti emailu. Všechno jsou to dobré nástroje pro komunikaci, ale spolupráci nenahradí.
Takže jak taková spolupráce ve virtuálním světě vypadá? Ráno když takzvaně přijdete do práce se připojíte na online video call (Zoom, Google Hangout, … ) který běží celý den, takže to není žádný status meeting a začnete pracovat. S tím jak se začnou připojovat kolegové, je to jako kdyby chodili do práce a vstupovali do kanceláře. Řeknete si ahoj, popovídáte si, zeptáte se co je nového a začnete postupně pracovat. Během dne spolu mluvíte a pomáháte si. Dnešní nástroje standardně umožňují spolupráci více lidí na jedné věci, takže to není problém. Místo tabule na stěně a papírových lístečků můžete používat třeba Mural, Miro, nebo Google Jambord. Jako doplněk můžete použít Slack pro asynchronní komunikaci, ale hlavním komunikačním nástrojem je vždy již zmíněná videokonference.
Většina týmů ale narazí na to, že nemá dostatečně silnou motivací pro spolupráci, připadá jim, že vlastně spolupracovat nepotřebují. Že stačí, když pracují jako jednotlivci a jednou denně se syncnou. A tak často upřednostní vlastní pohodlí, tedy zůstat doma a na žádný call se nepřipojovat, před intenzivní spoluprací a komunikací s kolegy. Důvody pro to můžou být dva. Jedním z nich je již zmíněná pohodlnost a takový nezvyk být pořád na kameře, přeci jen je to pořád ještě nové. Druhým je pak většinou to, že nemají dostatečně silný společný cíl a tak jim připadá, že kolegy pro řešení svých vlastních úloh vlastně ani nepotřebují. A jsme zpět v individuální práci. Zdání ale často klame. Problémy, které většina firem v dnešní době řeší jsou komplexní a s komplexitou si poradí lépe týmy, než samostatně pracující jednotlivci. Když ono ale postavit dobře fungující tým je práce, která trvá a stojí spousty energie. Jako vždy máte samozřejmě na výběr pracovat jako jednotlivci, nebo investovat do formování týmu a využít jeho výhody. Něco mezi většinou nefunguje a bere si nevýhody z obojího a bohužel právě tam spousta týmů končí. Nevyvinou dostatečnou energii pro formování týmu, ale snaží se předstírat že tým jsou a nutí jednotlivce do týmových meetingů, které ale pro práci samostatně pracujících lidí nedávají smysl a přináší jen zbytečný overhead. Není to o meetingách, ale o silném společném cíli.
Na závěr, čím jednodušší nástroje, tím lepší. Nenechte se chytit do pasti nových nástrojů a nových funkcionalit a nepoužívejte pro každou příležitost něco jiného. Nikdy to nebylo o technologiích, ale o vztazích a důvěře mezi lidmi a otevřeností. Stejně jako vám v klasickém světě stačila zeď a pár barevných lístečků a to jak na Refinement, tak i Planning a Retrospektivou, tak vám ve virtuálním světě stačí jeden flexibilní board, třeba Mural. A víc nepotřebujete. V jednoduchosti je síla.
Pro inspiraci, tady jako bonus krátké video a post o virtuálním světě školení.