Agilní HR

Ještě před pár lety byl software na okraji zájmu. Business přeci žádný software nepotřebuje. A s výjimkou pár výstředních developerů, které firmy zavíraly někam do sklepa, IT nebylo v kurzu. Pak ale přišel internet a celá digitalizace a dnes si bez IT svět neumíme představit. IT projekty se stávají komplexnější a s trochou nadsázky se nedá najít firma, která by IT nepotřebovala jako nedílnou součást svého businessu. IT se dneska stává hlavním motorem businessu a úspěchu firem. A protože v IT světě převládají Agilní přístupy, začínají se tyto metody šířit i do jiných částí firmy jako je marketing, sales, business, ale také management a HR. Všichni potřebují efektivně pracovat v dnešním komplexním, neustále se měnícím světě, být flexibilní a dynamičtí.

Jak už jsem psala, pokud chcete opravdu změnit firemní kulturu a firmu posunout směrem k Agilní firmě – vybudovat Organizaci 3.0, nemůžete se zastavit na hranici IT oddělení. Je potřeba, aby i ostatní oddělení fungovala na stejné vlně. A to včetně včetně HR (tedy Human Resources). Zdánlivě to není velká změna, i v Agilní organizaci musí HR pomáhat s hledáním a najímáním zaměstnanců, vzděláváním, rozvojem lidí, atd. – ale najednou se nezaměřujeme na jednotlivce a jejich specializaci. HR musí umět najímat zaměstnance do týmů, schopnost týmové spolupráce, ochota učit se nové věci, a mindset je daleko důležitější než konkrétní znalost. Prostě musí zapadnout do firemní kultury. Do pohovorů často zapojujeme tým, a klasická individuální KPIs nahrazujeme týmovými cíli.

Mění se vlastně celý systém, kdy Agilní HR je tu pro své zákazníky. Tedy zaměstnance (všech úrovní) a ty vtahuje do svého fungování. A může HR použít třeba Scrum? No jasně, přestanou být operativními personalisty, a začne firmu pomáhat strategicky formovat. Jako vždy to začíná vizí. Čeho chceme dosáhnout, co nám to jako firmě přinese, kdo jsou klíčoví zákazníci, jaké máme persony. Jako součást visioning workshopů si stejně jako u produktu spolu s klíčovými stakeholdery postavíme Backlog – třeba formou Impact Mappingu nebo Story Mappingu, a uděláme ho transparentní pro celou organizaci. Tohle je klíčové a málo lidí to dělá. Typická konverzace se vyvíjí následovně. To je pěkný Backlog, je z něj vidět co děláte, a co se chystáte dělat. Můžeme ho dát někam, aby k němu měli přístup všichni a mohli se na něj kdykoli podívat? A vy máte i online Scrum Board, to je super. Můžete nám ho také ukázat? Reakce, jak sami tušíte, je většinou odmítavá. V lepším případě říkají, že tam je moc detailů, a že by to lidi stejně nezajímalo, ale že se nad tím zamyslí. V horším případě se dozvíte ostré NE, protože je to přeci tajné. Ale suma sumárum je za tím asi obava, že kdyby lidi věděli, co děláme, moc by nám do toho kafrali. Ale není to právě to, co chceme? Dostat feedback co nejdříve. Ne,až když je to celé hotovo, a je na něj vlastně pozdě.

Pět nejčastějších chyb Agilní a Scrum transformace

ScrumMaster řeší překážky, přece k tomu tady je. A když ne interní, tak alespoň externí. Kdo jiný by to přeci dělal, no ne? Vždyť jinak by tým nebyl efektivní.

ScrumMaster pomáhá týmu, aby si překážky odstranili sami. Facilituje diskuse, vysvětluje, coachuje a pozoruje. ScrumMaster State of Mind model je dobrým nástrojem jak na to.

Product Owner nemá být na retrospektivě. Moc by viděl, jak to děláme, a hlavně, moc by nám říkal, jak to máme dělat.

Product Owner je součástí Scrum týmů, jak jinak chceme takový tým postavit, když společně nepřemýšlíme, jak zlepšit spolupráci. Product Owner i Development tým mají jeden cíl. Dodat hodnotu zákazníkovi. Společně na tom pracují, pomáhají si a společně hledají kde se zlepšit.

Velocity a Story Pointy jsou hlavní metrikou dobré implementace Agilu. Velocity musí růst. Podle toho poznáme, že se zlepšujeme.

Agile a Scrum dávají důraz na dodání hodnoty. Story Pointy ale odhadují effort, komplexitu a risk. A to nemá s hodnotou nic společného. Určitě si umíte představit jednoduchou funkcionalitu, která přinese velkou hodnotu, a hodně komplikovanou věc, která bude mít hodnotu stejnou.

ScrumMaster by měl za tým řešit problémy. A protože to není práce na full-time, tak může být současně i členem týmu.

Cíl ScrumMastera je pomoci týmu se stát skvělým týmem. Takzvaně high-performing. Být self-organized. Nezávislý na ScrumMasterovi. Neustále hledat lepší možnosti, jak bychom mohli pracovat.

Naimplementujeme Agile a Scrum a je to. Odškrtáme pár praktik a jsme s Agilní transformací hotovi.

Agilní transformace je cesta. Cesta, kterou se učíte a neustále hledáte jiné praktiky, jak být lepší. Nikdy nebudete hotovi. Dělat Agilní praktiky nestačí. Musíte být Agilní a neustále hledat, jak se zlepšit. Vítat změny. Je to stav mysli, filosofie. Pokaždé, když dosáhnete svého cíle, který jste si na této cestě definovali, pokaždé se vám otevře obzor a vy uvidíte další nový svět kam se posunout dál.

 

Scrum pro distribuované týmy

Častou otázkou bývá, co s distribuovanými týmy. Takže začněme od začátku. Scrum funguje výborně pro co-lokované týmy. Tedy lidi, kteří sedí na jednom místě a spolupracují. Mají jeden cíl, pomáhají si. Jsou u sebe, a tak je snadné spolupracovat. Nemusí si plánovat žádný meeting, ani si posílat emaily. Prostě se zeptají přímo a hned, jak je to potřeba. Jen v takovém prostředí dokážete vytvořit plnohodnotný cross-functional, self-organised a high-performing tým.

Takže tohle by měl být váš cíl. Někdy je to snadné, stačí lidi přestěhovat v rámci budovy a oddělení, jindy musíte nejdříve investovat do předání zkušeností a znalostí. To nastává např. v případě, kdy máte historicky tým frontend developerů v Praze a backendisty v Brně, nebo třeba experty na systém A v Košicích a Systém B v Bratislavě. Potom je nasnadě vytvoření dočasného distribuovaného týmu. Takový tým je na více lokacích, ale primárním cílem je naučit se od sebe tolik, aby výhledově mohli udělat co-lokované cross-functional týmy na jednom místě. To může trvat třeba půl roku, nebo rok. Ale dlouhodobě to je vyčerpávající. Jak takový distribuovaný tým udělat funkční? To je v dnešní době internetu snadné. Nejúspěšnější je postavit do každé lokace velkou obrazovku, web kameru a celý den mít živou session tak, aby se všichni viděli a slyšeli. Je to asi to jediné, co opravdu funguje. Zároveň je dobré se pokusit naplánovat pravidelná setkání celého týmu, a to nejen na společnou Retrospektivu ale i nějakou zábavu. Klíčem úspěchu je z emailové adresy udělat člověka. Vytvořit vztah. Znát se a být týmem, který drží při sobě.

Druhým dočasným řešením je nedělat distribuované týmy, ale dočasně členy týmů relokovat, aby se naučili to, co potřebují znát pro vytvoření co-lokovaného týmu a předali si zkušenosti a znalosti. To se používá často při mergích nebo v prostředích mergům podobným, kdy část systému je řešena v Německu, část v USA a část v Indii a vzhledem k časovým zónám by spolupráce popsaná výše fungovala jen těžko. Členové týmu se na několik týdnů stanou součástí jiného týmu, a když se zaučí, vrátí se zpět a postaví cross-functional tým na jednom místě.

Samozřejmě existují i výjimečné týmy, které měly na různých kontinentech po jednom členovi týmu a i tak fungovaly výborně. I tak můžete uspět. Je to jen o vás. Ti, o kterých vím, že v takovémto prostředí uspěli, se domluvili, že budou mít flexibilní pracovní dobu. Někdy budou pracovat brzo ráno, někdy začnou odpoledne, jindy ráno, v poledne si vezmou volno a pak zase večer. Tak, jak to tým zrovna potřebuje a oni můžou. Druhou částí dohody bylo, že kdykoliv pracují mají sluchátka a mikrofon a běžící audio session, aby spolu mohli v reálném čase mluvit.

Že se vám to nezdá snadné? Není. Proto Scrum doporučuje co-lokované týmy. A když už trváte na distribuovanosti, tady je pár tipů, které distribuovanost ve velkých korporacích pomohly úspěšně zvládnout. Rozhodnutí, jestli chcete být úspěšní v dnešním měnícím se světě je na vás. Svět ale nepočká. Když se do toho dáte dneska, možná to bude bolet, ale za rok z vás bude úplně jiná firma s daleko širšími možnostmi jak dosáhnout cíle a úspěchu 🙂

Úspěšný ScrumMaster

Tipů, co dělat abyste se stali úspěšným ScrumMasterem je spousta. A spoustu jsem jich popsala ve své knize The Great ScrumMaster: #ScrumMasterWay. Ten nejjednodušší je být konzistentní. Věnovat se svému cíli – postavit ze skupiny lidí výborný tým, který bude self-organized, bude se neustále zlepšovat a posouvat na další a další level. Odolat pokušení vzít to zkratkou a za tým rozhodovat, odstraňovat za ně překážky a říkat jim co mají dělat.

Správný ScrumMaster je dobrým coachem, dokáže pomáhat týmu, aby si sami našli řešení a nespoléhali na nikoho třetího. Otevírá jim obzory. Není to asistent ani maminka, která se v dobré víře stará o své děti a chrání je tak, že nikdy nevyrostou. Nedopustí, aby se jim stala i drobná nepříjemnost. Dobrý ScrumMaster ví, že občas musí nechat tým spálit. Nechat je pracovat, jak říkají že je to nejlepší, a počkat až si sami vyzkouší jaké to je, když na konci Sprintu nemají co prezentovat. Snaží se tomu zabránit, ale občas jsou chvíle, kdy je potřeba je nechat zažít neúspěch, abyste na retrospektivě potom mohli přijít na to, co uděláme příště jinak, aby se nám to už nestalo.

Dobrý ScrumMaster je Servant Leader. Dělá ostatní lidi kolem sebe úspěšné.

Dělá z nich dobré leadery. Podporuje spolupráci v rámci organizace jako takové, podporuje self-organizaci, rozbíjí sila, staví komunity. Je to někdo, o koho se můžete opřít. Kdo vám pomůže postavit pravou Agilní organizaci a posílí kulturu spolupráce. Někdo, kdo vám pomůže být tou nejúspěšnější firmou a dosáhnout tam, kam byste se sami jen těžko dostávali.

Jak naplánovat Sprint bez odhadů?

Jeden z nejčastějších nešvarů Scrum implementací je odhadování tásků v hodinách a jejich následné poměřování vůči kapacitě týmu. Je to krásná myšlenka, ale v praxi je to nesmysl, který trvá zbytečně dlouho a nic nepřináší. Snad jen to, že můžete nakreslit další zbytečnost – Sprint Burndown.

Myšlenka vychází z nepochopení Scrumu. Je to pozůstatek tradičního myšlení Organizace 1.0 kde jsme věřili, že lidi alias zdroje jsou stejně jen líná banda individuí, kteří když je nebudeme hlídat, tak nic neudělají. Scrum dává práci mnohdy ztracený smysl a tak generuje daleko motivovanější lidi, kteří se sami zlepšují a vymýšlejí jak dělat věci lépe. A kteří toho udělají víc i bez mikromanagementu a detailního vykazování.

Když tedy přestaneme odhadovat kvůli kontrole lidí v týmu, zbývá se podívat, jestli mohou být takhle detailní odhady přínosné týmu samotnému. Podívejme se nejprve na reálnou přesnost takových odhadů. V podstatě, každý odhad je jen jakási předpověď. Slovní spojení ‘přesný odhad‘ je oxymoron. Nemůže nastat. Proto také ve Scrumu neodhadujeme, kdy bude jedna konkrétní věc hotová, ale kolik Product Backlog Items se nám vejde do Sprintu. Nečekané vlivy, které se týmu za Sprint stanou, se tím zprůměrují. Každá individuální story může být výrazně jiná, než jsme čekali, ale v globálu to vyjde. Jedna bude náročnější, jiná snazší, někde se zasekneme, jinde to půjde lépe, než jsme čekali a obavy se nenaplní. Jediné, co je pro plánování Sprintu potřeba, je dobré porozumění Backlogu a jednotlivým Stories. Nikdy bychom neměli do Sprintu plánovat věci, kterým nerozumíme – ale v takovém případě ani pokus o odhady tásků nepomůže.

Praktika, která týmům pomůže porozumět položkám Backlogu a na základě toho je naplánovat do Sprintu je rozpadnout Stories na tásky/aktivity, o kterých věří, že je dokáží dokončit za maximálně den (tedy od Standupu do Standupu). Některé takové tásky budou trvat třeba i tři, čtyři dny, jiné tým dokončí za pár hodin. Není důležité zkoumat tyto výjimky, ty se stanou, ať budete dělat, co budete dělat. A jestli to nejsou výjimky a všechny tásky se ukázaly být příliš malé nebo příliš velké, příští Sprint to napravte tak, aby byly v průměru dokončitelné za den. Je to zdánlivě to samé, také odhadujeme, ale je ohromný rozdíl, jestli na takovou tásku napíšete 8h a nebo se jen každý Standup z odstupu podíváte na vaší Scrum tabuli a zhodnotíte celková posun týmu. Není třeba nic počítat. Scrum je empirický proces, koriguje se sám. Někde začněte a uvidíte. Obecně je nejlepším odhadem včerejší počasí. Stačí naplánovat tolik položek Backlogu, kolik jste dokončili minule. Co se tásků týče, když vám rozpadlé aktivity vyjdou na tak cca na polovinu dní, bude to tak akorát. Obvykle se totiž některé tásky v průběhu rozpadnou na menší kousky a jiné vzniknou. To je zcela normální, neboť řešení vniká teprve v průběhu Sprintu. Zkuste to a uvidíte, jak to půjde. Příští Sprint můžete cokoli změnit tak, abyste našli správný balanc a rytmus.

Co dělá ScrumMaster když je tým samoorganizovaný

Dlouho mi vrtala hlavou otázka, co dělá ScrumMaster, když je tým samoorganizovaný. Když totiž přijmeme fakt, že cílem ScrumMastera je ‘nedělat nic‘, tedy že se nemá stát ani asistentkou ani maminkou týmu, ale nechat tým se sám organizovat, je tu problém. Co tedy budu dělat, až se mi to podaří? A protože to byla hodně častá otázka, tady je odpověď.

#ScrumMasterWay

#ScrumMasterWay je koncept, který jsem poprvé popsala ve své knize „Great ScrumMaster – #ScrumMasterWay“, která je dostupná pro Kindle formát na Amazonu a někdy během roku bude k dostání i v papírové podobě. #ScrumMasterWay je tedy odpovědí na otázku nejen co dál, ale i co že to vlastně je ScrumMaster.

#ScrumMasterWay: Můj tým

První úroveň je jednoduchá. Jmenuje se ‘Můj tým‘. V tomto vývojovém stádiu se ScrumMaster většinou stará o svůj development tým. Učí členy týmu pracovat ve Scrumu, společně zlepšují své procesy a praktiky. Tato úroveň je klíčová pro úspěch první etapy Agilní transformace. Cca za šest měsíců byste na této úrovni měli dosáhnout svého cíle a tým by měl být víceméně samostatný v rámci definice self-organized). Bez ohledu na to je ale i v pozdějších fázích transformace důležité se týmu a jeho rozvoji věnovat.

#ScrumMasterWay - MyTeam

#ScrumMasterWay: Vztahy

Druhá úroveň #ScrumMasterWay konceptu se zaměřuje na vztahy týmu s okolím. ScrumMaster už se nemusí tolik věnovat rozvoji týmu samotného, protože jeho členové už umí lépe komunikovat, spolupracovat a zlepšují se. V této vývojové fázi se ScrumMaster primárně zaměřuje na bezprostřední okolí development týmu. Jak funguje vazba týmu a Product Ownera? Jak zná zákazníka a chápe business value? Jak řídíme produkt a jaké metody Agile Product Ownershipu používáme? Jak si tým rozumí se svým managerem? A jak se nám spolupracuje s ostatními týmy? To všechno jsou otázky které vedou ke zlepšení okolí týmu a rozšíření principu samoorganizace na větší celek. V této fázi Agilní transformace obvykle nahrazujeme poslední zbytky tradičního mindsetu Agilní kulturou zaměřenou na spolupráci a převzetí zodpovědnosti. Za cca rok byste měli být na dobré cestě a mít čas se jistou část svého dne věnovat i třetí úrovni #ScrumMasterWay konceptu.

#ScrumMasterWay - Relationships

#ScrumMasterWay: Systém

Poslední úroveň #ScrumMasterWay konceptu je zaměřena na systém jako celek. ScrumMasteři se dívají se na celou organizaci nebo její část jako na systém a aplikujete koncepty jako system thinking, organization and relationship coaching, management 3.0, apod., aby self-organizaci rozšířili na úrovni organizace jako takové. V této úrovni je důležité se zaměřit na mindset, kulturu a hodnoty v rámci celé organizace. ScrumMasteři většinou pracují jako tým a dorostli do opravdových leaderů, kteří organizaci posouvají o stupeň dál.

#ScrumMasterWay - Entire System

Pohybovat se na všech třech úrovních #ScrumMasterWay konceptu je náročné. Je to hodně práce, která na ScrumMastera klade vysoké nároky, aby se stal enterprise Agile coachem, zlepšil se ve facilitaci, ale hlavně se stal leaderem, který organizaci posouvá dál. Ač na některých úrovních #ScrumMasterWay  konceptu budete jako ScrumMasteři trávit většinu času, nezapomeňte, že ostatní úrovně jsou neméně důležité.

Jak poznat že se tým zlepšuje

Pro všechny managery, ScrumMastery a ostatní co se mě na to ptají.

Jestli čekáte, že vám poradím něco snadno změřitelného, tak vás asi zklamu.  Tým se zlepšuje pokaždé v jiné oblasti. To nejde dopředu naplánovat. Na druhou stranu, jak to tedy poznáme? Není nad to jít se podívat. Prohodit pár slov. Do něčeho jen tak šťouchnout. Když to uděláte, zjistíte, že je zcela diametrální rozdíl mezi špatným týmem – který moc nefunguje, dobrým týmem – který tak nějak funguje, je ok, ale žádná sláva to není – a tím opravdovým týmem, který funguje skvěle – můžeme mu říkat třeba self-organized tým, Scrum tým, nebo high-performing tým. Dám příklad, o čem mluvím.

Ta úvodní věta, kterou tým polechtáte, může být třeba „ta tabule je dost k ničemu, nic z ní není vidět“… Nebo cokoli co vás zrovna napadne. Jakákoli ‘pitomost’.

‘Špatný tým‘ buď nereaguje vůbec, není to totiž jejich tabule, ani jejich rozhodnutí ji mít. Dělají jen to, co musí. V horším případě začnou na někoho ukazovat prstem, hádat se a říkat, že to oni nic, že to je vina kolegy, ScrumMastera, managera nebo Scrumu jako takového. Je to reakce malého řvoucího vztekajícího se dítěte.

‘OK tým‘ se většinou urazí, protože jak si někdo z venku týmu dovoluje nás kritizovat. Vždyť o nás nic neví. A buď vám vynadají rovnou, což je zdánlivě lepší varianta, protože máte jistou malou možnost to vysvětlit a začít diskusi, ale oni stejně většinou neposlouchají, tak to vyjde nastejno, jako druhá možnost, kdy si jdou následně stěžovat. Oni přeci jsou dobrý tým, všechno jim přeci funguje. Tak co? Je to reakce hodně frustrovaného labilního teenagera.

Je to analogie situace, kdy se jeden náš zaměstnanec rozčiloval, že nedostal prémie. On přeci vykonal všechno, co mu jeho vedoucí zadal. Tak na ně má nárok. Plní vše, co předpisy říkají. Ale to není to, co dneska firmy potřebují od svých lidí. Starají se o ně, dávají jim prostor, rozvíjejí je a očekávají, že budou takzvanými ‘kreativními workery‘, že u své práce budou přemýšlet a přicházet s nápady, jak to, co dělají dělat lépe. O tom je celý Agile a Scrum.

‘Opravdový tým‘ na takové šťouchnutí reaguje jako sebevědomý dospělý člověk, který se dříve nějak rozhodl, za svým rozhodnutím si stojí, ale není to žádný fanatik a rád se dozví, proč má někdo jiný názor. Je ochoten se nad tím zamyslet a ví, že pohled zvenku často vidí věci, které se lidem zevnitř staly neviditelnými. Obvyklá reakce je „no to je zajímavé, my si to nemyslíme, proč si to myslíš?“

Je to vstup do diskuse, kdy obě strany jsou ochotny si naslouchat a něco se dozvědět. Opravdový tým totiž ví, že ‘perfection‘ není stav, ale cesta. A v tomto kontextu vnímají i Agile a Scrum. Neustále hledají, jak se zlepšit.

Agilními ani ‘Scrumovými‘ se nemůžete stát. Je to přístup k životu, práci, činnostem. Je to kultura a filosofie. Stejně jako koupě růžence z vás neudělá věřícího, stejně tak ani Standup a Retrospektiva z vás neudělají Agilní firmu. Jsou to príma věci. Ale není to cíl, jen prostředek.

Jak tedy poznat že se tým zlepšuje? U prvních dvou je to jasné, dáte si pozor, že směřují o stupínek dál. Že z dítěte roste teenager, a z teenagera dospělý člověk. Co ale dál? Řekla bych, že když tohle pochopíte a máte opravdový tým, stane se tato otázka zbytečná, protože je to najednou jasné. Ale pro úplnost u dospělého opravdového týmu hledáme, jestli jsou lidi proaktivní, přicházejí sami s nápady, jak se zlepšit. Jestli mají jeden cíl, nebo bojují každý za sebe a jsou jen skupinou jednotlivců. Jestli vědí, proč se rozhodli tak, jak se rozhodli. Jestli jsou ochotni převzít ownership sami za sebe. Jestli jsou ochotni převzít plnou zodpovědnost (tak jak ji definuje Christopher Avery Responsibility process) za to, co dělají a nevymlouvají se, tedy zodpovědnost v kontextu co s tím uděláme my, aby se to příště nestalo, co změníme u sebe, jak budeme reagovat příště.

Na závěr varování: jestli z tohoto posledního odstavce uděláte tvrdé metriky typu KPI:  A) Každý tým musí vymyslet tři zlepšení týmové práce za kvartál, dvě zlepšení na úrovni produktu a jedno na úrovni firmy. B) Každý člen se musí podílet na fungování alespoň jedné ‘improvement skupiny’. Asi nemusím dál pokračovat. Dopadne to stejně blbě, jako když za metriku kvality týmu použijete zvyšující se nebo striktně konstantní velocity. Zabijete poslední zbytky důvěry a veškeré pokusy o to, vytvořit normální prostředí včetně Agilu a Scrumu skončí neúspěchem.

Myšlenka na závěr… Nenapsala já jsem vlastně návod, jak zabít Agile a Scrum? 🙂 Možná, ale to už umíte i beze mne. Doufám, že vám to pomohlo.

Jak vybudovat Agilní organizaci – Organization and Relationship Systems Coaching (ORSC)

Nedávno jsem prošla docela náročným, a to jak časově tak komplexitou, tréninkem Organization and Relationship System Coaching – ORSC.  K čemu je to dobré? Umět posunout firmu na další level. Není to zaměřené na jednotlivce, ale na týmy, oddělení a celé organizace. A není to ani explicitně specializované na Agilní prostředí, nicméně je to v obecné rovině zaměřené přímo na ‘Level 3‘ mé práce, tedy jak posunout firmu, která už Agilní je, na další level. Ale začněme pro jistotu od začátku. Zkusím v rychlosti na jednoduchém modelu vysvětlit, jak vlastně dneska pracuji. A pokud to již znáte, můžete přeskočit rovnou na ‘Level 3: Next level‘.

Level 1: Školení týmu

Obvykle to začíná workshopem. Jako první krok uděláme dvoudenní školení pro jeden pilotní tým nebo samozřejmě i rovnou všechny vaše týmy, když už máte jasno v tom, že Agile je ta cesta, kterou se chcete vydat. Předcházet může půldenní workshop s managementem, kde si ujasníme očekávání od takové změny. Projdeme přehled Agilních přístupů, praktik a metod, kde se na závěr společně domluvíme, jak začneme. Je to o předávání zkušeností s Agilními přístupy, ale hlavně o nastartování změny mindstetu a celkové kultury. Na jak dlouho to je? Stačí dva dny prakticky vedeného workshopu.

Level 2: Transformace

Když už nějaký základ máte a chcete pokračovat dál, je tu fáze zvaná Agilní transformace. Co to znamená? Že jste se rozhodli, že do toho opravdu jdete. Že vaše očekávání od takové změny je dostatečně velké a díky nim dokážete změnu dotáhnout do konce, jinými slovy že vám to stojí za to. A nikdo nesliboval, že to půjde samo, ani že to bude snadné. Každá změna něco stojí, takže i při Agilní transformaci budeme narážet na spoustu nedorozumění, nepochopení, resistence, překážek, ale samozřejmě i úspěchů již na úplném začátku.

Agilní coaching se zaměřuje převážně na Scrum Mastery, Product Ownery a managery. Je to o facilitaci, coachingu, vysvětlování Agilních praktik, a hlavně praktických doporučení. Je to fáze, která má změnu dotáhnout do konce tak, aby vám přešla do krve, aby byla dlouhodobě udržitelná a prostě fungovala. Zkušenosti z Agilních týmů v různých prostředích je tu zcela klíčové. S čistou teorií si tu nevystačíme. Jak dlouho taková fáze trvá? No obvykle 3 měsíce až rok, v závislosti na kontextu a velikosti firmy. Intenzita obvykle jeden den za Sprint.

Recharge

No a následuje třetí level … Ne však vždy rovnou po Agilní transformaci, ale často je mezi těmito dvěma levely takzvaná ‘Recharge‘ perioda, kdy firma pokračuje sama, spokojená s tím jak se transformace povedla. Pozvolna se zlepšuje, zkouší nové věci, posouvá se dál. Po nějaké době ale získá pocit, že by byl třeba nový pohled, že by bylo potřeba to posunout o level dál. A je čas na Level 3 a Organization and Relationship Systems Coaching.

Level 3: Next level

Poslední fáze tzv. Next Level vás posune vždy o kus dál. Obvykle se jedná o firmy, které už Agilní jsou, rozumí konkrétním metodám nejen po povrchu, ale mají i vlastní zkušenost. Ale v podstatě můžeme takhle pomoct jakékoli firmě či týmu bez ohledu na to jestli jsou Agilní či ne. Použité principy a postupy postě fungují obecně, což je fajn. Je to chvíle, kdy vám to jde, ale někde v kostech cítíte, že by to mohlo jít lépe. V takový okamžik přichází na řadu coaching na úrovni systému. Tedy týmu, oddělení, nebo organizaci jako celku. Samozřejmě v Agilním světě jsou tyto metody doplněné znalostmi a zkušenostmi z Agilního světa. Na rozdíl od individuálního coachingu tu klientem nejsou jednotlivci, ale páry a skupiny, tedy systém. Nezaměřujeme se na vyřešení konkrétních problémů jednotlivců, ale na celou entitu a vytvoření, zlepšení či upevnění vztahů mezi jednotlivými lidmi, protože dobře fungující systém si takové problémy už zvládne vyřešit sám. V rámci Organization and Relationship Systems Coachingu se díváme na tým, oddělení, nebo firmu z ptačí perspektivy a v rámci coachingu takovým entitám pomáháme vidět věci jinýma očima. V podstatě coach nastaví celému systému zrcadlo, ve kterém nejsou detaily ani individuální pohledy jednotlivců na věc, ale je vidět jak celý systém funguje. A právě ORSC je frameworkem, který na takové úrovni pomáhá coachům pracovat. Není to snadné, chce to tréning. Ale funguje to skvěle. Věci, se kterými klasickými metodami nejde hnout, se najednou odblokují.

Jak jsem již psala, Organization and Relationship Systems Coaching – ORSC je framework který je zaměřený na páry a skupiny. Spektrum použití je opravdu široké. Pomáhá úspěšně řešit konflikty ať již v osobním životě, nebo pracovním. Je výborný pro zvýšení motivace, posílení aktivity týmů, pomáhá takové týmy tvořit.

A tak třebaže ORSC není přímo zaměřený na Agilní svět, je v tomto prostředí výborně použitelný. Protože o čem jiném je Agile než o schopnosti spolupracovat a vytvořit dobrý tým – ať už se zaměříte na development tým, Scrum tým, celý produktový tým, nebo virtuální týmy které jdou přes celou organizaci a starají se například o lepší Continuous Integration nebo testing. V tomto kontextu je OSRC ideálním souborem nástrojů jak takový Agilní tým postavit a udělat rychle efektivní a funkční.

Tahle fáze je obvykle periodická. Může probíhat s frekvencí 3 dny dva až třikrát do roka, nebo intenzivněji, řekněme den v týdnu po dobu 3-6ti měsíců s následným delším rechargem. ‘Perfection’ totiž není cíl, ale cesta. Tedy řečeno jinými slovy, ideální tým neexistuje, ale pokaždé je tu nějaký prostor jak se zlepšit. Japonci tomu říkají Kaizen, Agile a Scrum to nazývá continuous improvement. Ale v každém případě je tady v každý okamžik prostor pro změnu a zlepšení. A takový prostor v této fázi hledáme a využíváme.

Planning meeeting na 30 minut – část 2

Jak jsme již říkali v minulém článku, celý Planning meeting se komfortně vejde do 30ti minut. Pojďme se tedy podívat, jak vypadá jeho druhá část. Tým má vybrané User Story na tabuli a v rámci této fáze rozpadá jednotlivé funkcionality na konkrétní činnosti, které nebudou podle jejich předpokladu větší, než aby šly dokončit v rámci jednoho dne.

Na rozpadu pracuje celý tým najednou a paralelně plní tabuli lístečky s jednodenními tásky. Když jednotliví členové týmu rozpad dokončí, společně revidují, jestli na něco nezapomněli. Stejně jako v minulém případě, je dobré se podívat kolik tásků na tabuli vzniklo. Obecně platí, že User Story s vyšším ohodnocením se rozpadá na více drobných aktivit než menší User Story.

Ale není to matematika. Jestli jste naplánovali Sprint Backlog, kde počet lístečků odpovídá práci týmu na dva dny, máte buď příliš nízký commitment, nebo jsou jednotlivé tásky výrazně větší než jeden den, a nebo vám některé aktivity zcela chybí. Naopak, naplánovali-li jste tásků stejně jako je dnů*počet členů týmu, máte vysokou pravděpodobnost, že to nestihnete. Vždycky se něco protáhne a na něco jsme vždy zapomněli. Polovina tohoto čísla může být reálná.

Když jako tým souhlasíte s rozpadem, podíváme se ještě jednou na výsledný Sprint Backlog a eventuálně ho upravíme (přidáme / ubereme nějakou User Story) a o výsledném commitmentu informujeme Product Ownera.

Nutnou podmínkou takového rychlého Planningu je dobrá příprava. Tým nesmí vidět User Story poprvé na Planningu – už se s nimi dobře seznámil na Backlog Groomingu, kde je i ohodnotil. Zanedbat se nesmí ani příprava na rozpad User Stories na jednotlivé aktivity. Tým zná prioroty pro další Sprint několik dní dopředu a může si tak zavčas popovídat o řešení a připravit se na jejich rozpad.

Zkuste a uvidíte, že to není zas tak těžké, a že to funguje. A navíc, jako bonus ušetříte spoustu času a získáte kvalitnější Sprint commitment.

Planning meeeting na 30 minut – část 1

Často s týmy diskutuji na téma, že Scrum jsou jen samé meetingy. A tak začínám tím, že s nimi projdu, jak mají být jednotlivé meetingy dlouhé. Většinou se zasekneme na Planningu, který byste měli v pohodě zvládnout za 30 minut. Jak takový planning vypadá? Tým si nejdříve v cca 15 minutách vybere, které User Story z priorit Product Ownera by mohl dokončit. Ideální je, když opravdu fyzicky vybírá, které z kartiček na stole dá na svoji Scrum tabuli. Jednotlivé User Story a jejich business hodnotu si může tým ještě upřesnit s Product Ownerem, ale výběr je na nich.

Je tedy nasnadě, že jich Product Owner musí přinést dostatek, aby bylo z čeho vybírat. Tým tím přebírá větší zodpovědnost, a také musí produktu po všech stránkách více rozumět, než když jen bere User Stories jednu po druhé podle přesných priorit Product Ownera. Zároveň je to také často efektivnější, protože tým může vybrané User Story přizpůsobit svým zkušenostem a znalostem a optimalizovat tak dokončenou funkcionalitu v rámci priorit Product Ownera.

Fyzická reprezentace ve formě kartiček jako obvykle pomůže. Usnadňuje to týmu převzít kolektivní ownership a zodpovědnost za výběr. Jak jednotliví členové týmu navrhují, které User Stories by tým mohl stihnout, někde se to ve výběru zastaví. A členové týmu si již nejsou jisti, jestli by další věc stihli nebo ne.

Tým si může ještě udělat rychlá cross-check obvyklé velocity, když vyšlo řádově jiné číslo, tak je to dobrý indikátor k zamyšlení se, co nás vede k tomu, že toho tentokrát stihneme dvojnásobek, nebo naopak polovinu, a případné revizi návrhu Sprint Backlogu.

Tady první část Planningu končí, Product Owner i Scrum Master nechávají tým pokračovat druhou 15ti minutovou částí a odchází.